全国約300店舗のサロンで、紙クーポンの使用実績をQRコードで集計したい相談事例

現在、全国でヘアメイクサロンやネイルサロンなど約300店舗を展開する事業者から、各店舗で使われた紙クーポンを本部へ郵送し、本部が手で数えて月次精算していて、その作業を店舗でのQRコード読み取りに置き換えられないかとのご相談です。紙券を使い続けながら、1回限りの使用を記録し、本部で店舗別の使用枚数を把握する方法をご案内しました。

1. 年間約1万枚のクーポンを、本部負担で発行

相談元は、全国にサロンを展開する事業者です。フランチャイズ形式の店舗もあり、本部から各店舗へ年間約1万枚のクーポンを配布しています。

券は割引券というより、サロンのサービスを1回受けられる金券相当のものです。一定の条件を満たすお客様へ渡し、再来店やファンづくりにつなげています。

クーポンの利用分は本部が負担します。店舗はお客様から受け取った使用済み券を毎月本部へ郵送し、本部は店舗ごとに手集計して、月次の請求・精算における相殺処理に使っていました。

2. 原本が届く前に、店舗別の使用枚数を把握したい

実現したいのは、各店舗でクーポンを受け取った際にQRコードを読み、その場で使用済みとして記録することでした。店舗に専用機器を設置せず、スマートフォンだけで対応したいという要望です。

本部で知りたいのは、どの店舗で、いつ、どの券が使われ、今月何枚になったかという情報です。郵送された紙券を数える工程を置き換える方法として、キューRクラウドをご検討いただきました。

• 紙クーポンの発行・配布は継続する。
• 店舗のスマートフォンで使用を記録する。
• 一度使ったQRコードは、再度の使用実績として計上しない。
• 本部で店舗別・月別の使用枚数を確認する。

3. 約1万種類のQRコードを発行し、既存の印刷会社で可変印刷

ハネソルからは、券ごとに異なる約1万種類のQRコードをあらかじめ発行し、紙のクーポンに印刷する方法をご案内しました。

印刷は従来から取引のある印刷会社へ依頼する想定です。キューRクラウドから各QRコードの元データをCSVで渡し、印刷会社で1枚ずつ異なるQRコードを可変印刷します。同じQRコードを全券へ印刷する方式ではありません。

1. キューRクラウドで券ごとの個別QRコードを発行する。
2. QRコードの印刷用元データをCSVで印刷会社へ渡す。
3. 既存のクーポンデザインに、券ごとに異なるQRコードを印刷する。
4. 本部から各店舗へ配布し、店舗から対象のお客様へ渡す。
5. 利用時に店舗が読み取り、使用済みを記録する。

4. 店舗ごとのゲストアカウントで、1回限りの使用を記録

各サロンには店舗ごとのゲストユーザーアカウントを発行します。スタッフがその店舗のアカウントでログインし、スマートフォンで券のQRコードを読み取ることで、使用した券・店舗・時刻を記録する提案です。

特に関心を持っていただいたのが、1回限りの読み取りにする機能でした。今回の券は使い切りであり、同じ券を別のお客様へ再配布して再利用する運用は想定していません。

一度使用したQRコードを再度読み取っても、新たな利用として受け付けないモードをご案内しました。紙の券を提示する運用と、システム上の使用済み管理を組み合わせます。

紙券を読み取り後にどう保管・廃棄するか、原本郵送を正式に廃止するかなどの最終的な運用手順は、本記事では確定事項として扱っていません。

5. 有効期限は印字と年度別デザインをスタッフが確認

クーポンは年に1回発行され、年度ごとに専用デザインがあります。紙券には有効期限を印刷しており、スタッフが読み取り前に券面を見て、受け付けられるかを判断しています。

ハネソルからは電子的な期限設定も可能とご案内しましたが、今回の想定では券面による確認を続けます。期限外の読み取りをシステムが自動で制限する仕様は、採用する内容に含めていません。

1回限りの使用管理と、有効期限の確認は別の役割です。前者はシステム、後者はスタッフの目視という分担で検討しています。

6. 使用枚数を本部で確認し、精算計算は既存業務で行う

今回のクーポンは1種類・1パターンです。1回あたりの本部からのキャッシュバック額は店舗ごとに決まっているため、どの店舗で何枚使われたかが分かれば、その後の精算計算を行えます。

キューRクラウドが担うのは、店舗別・月別の使用枚数を把握するための記録と集計です。金額の計算や請求書との相殺処理まで自動化する提案ではありません。

追加の質問には、券に金額などの属性情報を持たせることも可能と回答しています。ただし今回は、複数券種・複数金額を管理する仕様を採用する段階ではありません。

7. 約300店舗のアカウントは個別見積もり。数店舗から試す方針

店舗数は約300で、店舗ごとにゲストアカウントを用意する想定です。本件では、相談時に案内した通常のアカウント枠を超えるため、約300アカウントを前提とした月額料金を個別に見積もるとお伝えしました。

現状は前向きな相談・検討の段階です。まず管理しやすい数店舗でトライアルを行う方向から検討し、導入を決めた後に切り替え時期や店舗での操作方法を整理し、マニュアル化して全国へ周知する流れを想定しています。

全国展開を実現するには、QRコードを発行するだけでなく、スタッフが券面を確認し、正しい店舗アカウントで使用を記録する手順を揃える必要があります。読み取り後の紙券の扱いや例外時の対応も含め、トライアルを通じて具体化する段階です。

8. 紙券を活かし、使用実績の集め方を変える相談

この事例では、紙のクーポンという配布方法を活かしながら、利用実績を集める工程の電子化を検討しました。券を郵送してから本部で数える方法に代わり、店舗で利用時に記録し、本部で確認することを目指しています。

相談時には、特に1回限りの使用管理と、店舗のスマートフォンで対応できる点に関心を持っていただきました。トライアルの実施や導入、集計負担の削減効果はまだ確認していません。