自治体の子育て支援施設で、親子それぞれのQRコードを再利用し、来場を記録した導入事例

繰り返し来場する親子の受付では、初回の登録と、2回目以降の受付をつなげる仕組みが必要です。今回は、既存サービスの終了に伴い、キューRクラウドへ入場管理を移管した自治体の子育て支援施設をご紹介します。保護者と子どもを1人ずつ登録し、それぞれに発行したQRコードを再訪時にも使う運用で、日々の来場記録を蓄積しています。

1. 未就学児と保護者が過ごす、自治体の子育て支援施設

ご相談いただいたのは、自治体が運営する子育て支援施設です。就学前の子どもが保護者と一緒に遊べる場所として、遊具、おもちゃ、絵本を備えています。親子でゆっくり過ごすほか、他の親子との交流やコミュニケーションにも利用されています。

多目的トイレ、調乳コーナー、授乳室など、乳幼児連れで過ごしやすい設備もあります。平日と土日祝日で利用時間の区切り方を変え、来場者を受け入れています。

2. 既存サービスの終了に伴い、代替サービスを探していた

施設では、以前から同様の入場管理システムを使用していました。しかし、提供会社がサービスを停止することになり、急いで代替サービスを探す必要が生じました。その過程でキューRクラウドを知り、ご相談いただきました。

必要だったのは、初めて来た親子をその場で登録し、登録後に発行したQRコードを次回以降も使える仕組みです。受付は1か所で、PCとバーコードリーダーの組み合わせを使用します。記録対象は入場のみで、退場時の読み取りは行いません。

3. 初回は受付のQRコードから、親子全員をWebフォームで登録

事前にインターネットで来場者を募集する方式ではなく、初めて施設を訪れた際に登録してもらいます。保護者が受付に設置された案内用QRコードをスマートフォンで読み取り、Webフォームを開きます。

申込者が登録する人数を選ぶと、その人数に応じて入力欄が増える構成です。一つのフォームで親子の情報をまとめて入力できますが、登録データと利用者用QRコードは1人ずつ発行します。

1. 保護者が受付の案内用QRコードを読み取り、Webフォームを開く。
2. 来場登録する人数を選び、各人の情報を入力する。
3. 登録完了後に表示される、各人のQRコードを画面キャプチャで保存する。
4. 受付で各人のQRコードを提示し、スタッフが読み取って入場を記録する。

メールアドレスを持たない方もいるため、QRコードの保存は画面キャプチャを基本としました。受付に置く「登録フォームを開くためのQRコード」と、登録後に発行する「各人の入場を記録するためのQRコード」は、それぞれ役割が異なります。

4. 氏名・生年月日・居住区分を記録し、年齢を自動表示

子どもだけでなく、保護者の氏名と生年月日も登録します。氏名は漢字ではなくひらがなで入力し、生年月日は西暦4桁・月2桁・日2桁の数字8桁で入力する運用としました。

加えて、市内からの来場か、市外からの来場かといった居住区分も記録します。誰が来場したかに加え、年齢や、どこから来たかを確認できる情報を蓄積します。

この相談を受け、生年月日を登録したデータ枠から年齢を自動表示する仕組みと、学校区分を自動表示する仕組みを、キューRクラウドの一般機能として追加しました。施設専用のカスタマイズに限定した機能ではありません。

子どもの年齢に加え、保護者の年齢も確認できます。年齢・学校区分は受付で情報を確認するための表示であり、兄弟の同伴を含む利用可否を自動で決める仕組みとしては紹介していません。

5. 再訪時は同じQRコードを使い、同日の利用は履歴で確認

一度登録した親子が別の日に来場する際は、保存した同じQRコードを提示します。来場のたびに新規登録やQRコードの再発行を行う必要はありません。

施設の利用は1組1日1回限りです。受付ではQRコードを読み取ると過去の読み取り履歴が表示され、スタッフが当日の利用履歴を目視で確認します。QRコードを忘れた方を管理者が画面から受け付ける場合も、使用済みかどうかはスタッフが確認します。

平日の午前・午後、土日祝日の複数枠にかかわらず、受付でその日の利用履歴を確認することが運用上のポイントです。

6. QRコードを忘れた場合は、登録情報を検索して対応

スマートフォンに保存したQRコードを持参していない場合も、登録済みの情報を使って対応できます。受付スタッフが氏名や生年月日などを口頭で伺い、PCで該当するデータを検索します。

• 検索したデータのQRコードを印刷し、来場者に渡す。
• 印刷せず、管理者がシステム画面から入場を記録する。
• いずれの場合も、スタッフが履歴を確認し、当日の利用の有無を判断する。

保存したQRコードの提示を基本としながら、忘れた場合の受付手順も用意することで、日々の来場に対応しています。

7. 運用2年目も継続利用し、入場記録を蓄積

導入後は日々の受付で利用され、2026年10月時点で運用2年目に入っています。同時点の概数として、来場者の登録データは約19万件、入場記録は約46〜47万件が蓄積されているとの報告を受けています。

登録データの件数と、再訪を含む入場記録の件数は区別して記載しています。同じQRコードを別の日にも使うため、1人の登録データに対して複数回の入場記録が紐付きます。

この事例では、初回に各人の情報を登録し、再訪時は保存したQRコードを再利用する流れを整えました。受付で読み取り履歴を確認する方法や、QRコードを忘れた場合の検索対応も含め、現場の手順として運用されています。既存サービスから移管した後も、現在まで安定して継続利用されています。