コワーキングスペースのドロップイン受付と滞在時間管理を、キューRクラウドへ移管した事例

ドロップイン利用の料金を滞在時間に応じて精算するコワーキングスペースでは、入場・退場の記録が日々の会計に直結します。今回は、既存システムが急遽使えなくなるため、代替サービスを探していた事業者からのご相談です。受付の運用を確認し、番号札とQRコード付きレシートを使う方式に整理したうえで、キューRクラウドへの運用移管を完了しました。

1. 4店舗を運営するコワーキングスペースのドロップイン受付

ご相談いただいたのは、首都圏を中心に4店舗のコワーキングスペースを提供する事業者です。カフェスペースやフリーテーブルなどの基本設備に加えて、書籍も陳列されており、フリーランスの方を中心に利用されています。

会員利用のほか、スポット利用である「ドロップイン」にも対応しています。今回の相談対象は、このドロップイン利用の受付と時間管理でした。

1-1. 個人情報を取得せず、番号で利用状況を管理

ドロップインでは利用者の個人情報を取得せず、番号札・入場バッジの番号で利用を管理していました。料金は30分単位で徴収し、入場から退場までの滞在時間に基づいて、退場時に請求する運用です。

1-2. 既存システムの利用継続が困難になった

これまで使用していたシステムが、ある事情で急遽使えなくなることが分かり、事業者は急いで代替サービスを探していました。システムの切り替え後も、受付で入場中の人数や利用時間を把握し、会計につなげる必要がありました。

2. 従来の運用は、バッジのバーコードで時間を記録し、POSレジで会計

確認のやり取りで重要だったのは、入場時刻を印字した紙の役割です。紙は利用者が時間の目安を確認するためのもので、会計の基準はシステムに記録した時間でした。また、発券機は既存システムと連動せず、独立して時刻を印字していました。

3. 最初の提案は、来場ごとにQRコードを発行する方式

ハネソルからは、来場時にスタッフが新規発行し、番号入りのQRコードを印刷して利用者へ渡す方法を最初にご案内しました。退出時にそのQRコードを読み取り、画面に表示した滞在時間に応じて精算するイメージです。

あわせて、滞在中の利用者の番号と滞在時間をオンタイムで把握できる画面をご提案しました。

• 利用者へ渡すQRコード入りレシートのデザイン設計
• 滞在状況を視覚化する専用画面の提供
• Webブラウザから印刷できるレシートプリンタの準備

レシートの設計と専用画面は、専用カスタムとして対応する内容です。費用面や他社サービスとの比較を踏まえ、利用を検討いただける場合はオンラインで打ち合わせを行う流れをご案内しました。

4. 確認を重ねて、バッジ・紙・システムの役割を整理

4-1. バーコードは会員証ではなく、番号だけを識別するもの

ハネソルからは、バッジのバーコードが会員証に相当するものなのか、それとも来場時に番号だけで管理するものなのかを確認しました。

お客様の回答は後者でした。個人情報は取得せず、入場バッジに単純な番号を記載したバーコードを貼り、入退場時の読み取りで時間を管理していました。

4-2. 既存の発券機を残す案と、印刷を使わない案も検討

お客様からは、QR管理へ切り替える場合はバッジに番号のQRコードを付け直す考えが示されました。紙には時刻だけを印字すればよく、独立した既存発券機を使えるなら、システムと連動するプリンタは不要ではないか、費用を抑えられないかというご相談もありました。また、滞在状況を視覚化する専用画面はぜひ利用したいというご要望をいただきました。

そこでハネソルからは、固定のQRコードを繰り返し使う方法に加え、プリンタを使わず、利用者のスマートフォンにQRコードと入場時刻を表示する方法もご紹介しました。

文章だけでは分かりにくい受付動線や機器の役割を確認するため、ハネソルからは、従来の運用を写真で共有いただき、初期費用を抑えた合理的な方法を検討する方針をお伝えしました。

5. 決定した来場時の手順：番号札と新規発行QRコードを組み合わせる

1. スタッフが物理的な番号札を手に取る。
2. キューRクラウドの新規登録で受付時刻を登録、番号札の通し番号を入力する。
3. その来場に対するQRコードを新規発行する。
4. 番号・現在時刻・QRコードを組み合わせたレシートを印刷する。
5. スタッフがその場でQRコードを読み取り、入場を記録する。
6. 番号札とレシートをセットで利用者へ渡す。

番号札は現場で利用者を識別するために使い、レシートには今回の利用に対応するQRコードを印刷します。新規登録と印刷だけで終わらず、受付でQRコードを読み取るところまでが入場手順です。

6. 決定した退場時の手順：QRコードを読み取り、滞在時間を見て精算

1. 利用者がレシートと番号札を受付へ返却する。
2. スタッフがレシートのQRコードを読み取る。
3. システムに退場を記録し、画面で滞在時間を確認する。
4. 確認した滞在時間に基づき、30分単位の料金をPOSレジで精算する。

この運用では、紙の印字時刻だけで料金を判断するのではなく、システムで記録・確認した滞在時間を会計の基準とします。料金の精算はPOSレジで行う運用です。

7. 既存システムからキューRクラウドへの運用移管が完了

最終的に、上記の受付・退場手順で、従来のシステムからキューRクラウド利用への運用移管が完了しました。

この事例では、個人情報を取得せず番号で管理する考え方と、滞在時間をもとにPOSレジで会計する流れを活用しながら、記録に使う仕組みを切り替えました。来場ごとのQRコードをレシートへ印刷し、入場と退場の両方で読み取る運用として整理した点が特徴です。

検討の途中では、既存発券機の利用、固定QRコードの再利用、スマートフォンへの表示といった案も挙がりました。必要な機能を決めるには、バッジが何を識別しているか、紙を何のために渡しているか、会計がどの時刻を基準にしているかを、順に確認することが重要でした。