ホテルのクリスマスケーキ予約販売で、QR引換券の一斉配信と当日の受け渡し管理を行う導入事例
予約済みのクリスマスケーキを、限られた日程で間違いなく渡したい。今回は、複数のホテルを経営する会社で、購入者リストから注文ごとのQR引換券をメールで配布し、当日の受け渡しに使っている事例です。QRコードがない電話予約のお客様にも検索で対応し、5年連続で利用いただいています。
この記事について
実際の相談と継続利用の内容を、会社名・ホテル名を公開せずに紹介しています。予約受付と決済は別の仕組みで行い、キューRクラウドは引換券の配布、注文内容の確認、読み取り記録の管理に使用しています。専用カスタマイズは行っていません。
1. 複数ホテルにて3日間で予約済ケーキを引き渡す
相談元は、複数のホテルを経営する会社です。通常のホテル業務に加え、毎年クリスマス向けのケーキを予約販売しています。
ホームページの申込フォームや電話で事前に予約を受け付け、決済も別のシステムで済ませます。今回伺った運用では、予約を12月20日まで受け付け、12月23日・24日・25日の3日間、各ホテルのロビーで商品を引き渡します。
ケーキには複数の種類があり、注文ごとに受取日や数量も異なります。受付で、誰の、いつの受け取りで、どのケーキを何個渡すのかを速やかに確認したいという相談でした。
2. 既存の購入者リストを使い、QR引換券をメールで一斉配信
ハネソルが最初に確認したのは、購入者のメールアドレスを取得しているかどうかです。オンライン予約では返信先のメールアドレスを把握しており、購入者リストもデジタルデータとして存在していました。
そこで、予約締め切り後の購入者リストをキューRクラウドへ一括登録し、注文ごとのQRコードと案内文をメールで一斉送信する方法をご提案しました。受け付け済みの予約を引換業務へつなげる構成です。
- 既存のWebフォームなどで予約を受け付け、別システムで事前決済する。
- 締め切り後、購入者・注文情報をキューRクラウドへ一括登録する。
- 注文ごとにQRコードを発行し、メールで引き換え案内を送る。
- お客様が受取当日にQRコードを提示する。
- スタッフが読み取り、注文内容を確認して商品を用意する。
QRコードは1注文につき1つ
ケーキ1個ごとではなく、注文単位で発行します。一つの注文に含まれるケーキの種類・数量などを属性情報として登録し、読み取り後に確認します。
3. 当日はスマートフォンで読み取り、種類・数量・受取日を確認
当日の受付では、スタッフがスマートフォンでお客様のQRコードを読み取ります。登録された注文内容を画面で確認し、受取日、ケーキの種類、数量を把握してから、保管場所で商品を用意して渡します。
読み取りは商品を渡す前に行います。そのため、QRコードを読んだ時刻を、そのまま現物の引き渡し完了時刻として扱う説明にはしていません。読み取り記録と実際に商品を渡す作業は、順序を分けて捉える必要があります。
| 確認する情報 | 受付での役割 |
|---|---|
| 予約者の情報 | どの注文のお客様かを確認する。 |
| 受取日 | その日に受け取る注文かをスタッフが確認する。 |
| ケーキの種類・数量 | 用意する商品と個数を確認する。 |
| 読み取り履歴 | すでに受付した記録がないかを確認する。 |
4. 二重引き換え防止対策は、更新モードの履歴をスタッフが確認
本件では更新モードを使っており、同じQRコードを再度読み取ること自体は可能です。1回限りの読み取りによってシステムが自動拒否する運用ではありません。
スタッフは、過去に読み取った履歴があるかを確認し、初回の受付かどうかを判断します。再提示されたQRコードについても、履歴を見て対応する手順です。
システムが二重の受け取りを自動で防ぐと説明するのではなく、注文内容と受付履歴を確認してから商品を渡す運用として整理しています。
5. QRコードがない電話予約者は、登録情報を検索して対応
電話で予約したお客様など、QRコードを配布しない予約についても対応しています。氏名などの情報を直接登録する方法や、別に管理している予約情報をExcelにまとめ、別の定義データとして取り込む方法を使います。
当日は、スタッフが予約者を識別できる情報を口頭で伺い、システム画面から検索します。該当する注文のケーキの種類や数量を確認し、商品を用意して引き渡します。
QRコードを提示する方と検索で対応する方の両方を、キューRクラウド上で管理しています。検索対応時の記録操作の細部までは確認していないため、本記事では具体的なボタン手順を示していません。
電話予約でもQRコードを発行できない、という意味ではありません
この事例では、QRコードを配布しない予約を別途登録し、検索で受け付ける方法を併用しています。申込方法に合わせて受付経路を用意した運用です。
6. 各ホテルで配布・受付を行い、本部は一元的に確認
複数のホテルで同時期に引き換えを実施しています。引換券の配布や注文の管理は各ホテル単位で行い、本部はまとめて一元的に管理する構成です。
この運用のための専用カスタマイズは行っていません。既存の予約・決済業務に、注文データの登録、QRコードのメール配信、読み取り・検索による確認を組み合わせています。
7. 年末の引換業務で、5年連続の利用
最初の相談後に採用いただき、5年連続でクリスマスケーキの引換業務に利用されています。QRコードを持参したお客様の注文確認と、QRコードがない方への検索対応を併用しています。
この事例の特徴は、新たな申込フォームや決済システムを作り直すのではなく、すでに受け付けた注文データを引換業務へつないだことです。注文ごとのQRコードから受取日・商品・数量を確認し、現場スタッフが商品を渡す流れを整えています。
待ち時間の短縮量や誤渡し件数などの定量的な効果は確認していないため、数値による成果は掲載していません。
予約商品のQR引換券と受け渡し管理をご相談ください
既存の購入者リスト、メール配信、当日の注文確認、QRコードがない方への対応を含め、現場の受け渡し手順を整理します。複数拠点での季節商品や予約商品の引き換えもご相談いただけます。