イベント受付の疑問・悩みを解決するガイド

QRコード受付をやってみたいけれど、どこから準備すればよいのか。すでにExcel名簿がある場合はどうするのか。Web申込から始める必要があるのか。スマートフォンだけで足りるのか。イベント受付には、イベントごとに異なる悩みがあります。

悩みから探す

イベント受付について調べている担当者が、自分の状況に近いところから読み始められるよう、6つの入口に分けています。

イベント受付のスタート地点は、大きく2つあります

当日のQRコード受付までの流れは共通ですが、イベント前の準備は「参加者名簿がすでにある場合」と「これからWebフォームで参加申込を受け付ける場合」で異なります。

すでに名簿が完成している場合は、新しいWeb申込フォームを作らなくても構いません。一方で、参加募集から行いたい場合は、Webフォームから参加者データを作る流れが自然です。

イベント担当者からよく寄せられる質問

まず確認していただきたい15記事をまとめています。すべて「できる・できない」だけでなく、必要な機能だけを使う考え方を含めて解説しています。

1. 招待者名簿はすでにあります。Excel名簿からQRコード受付できますか？
2. イベントまで時間がありません。短期間でもQRコード受付を導入できますか？
3. 数万円程度の予算でもQRコード受付できますか？
4. 複数のスタッフ・端末で同時にQRコード受付できますか？
5. 500名規模のイベントでは、受付スタッフは何人くらい必要ですか？
6. スマートフォンとバーコードリーダ、イベント受付ではどちらが向いていますか？
7. QRコードを忘れた来場者には、どう対応すればよいですか？
8. QRコードの二重受付を防止できますか？
9. 入場だけでなく、退場もQRコードで記録できますか？
10. 当日、今何人受付したかリアルタイムで確認できますか？
11. Webフォームは自社で作り、QRコード受付だけハネソルに依頼できますか？
12. Googleフォームを使って、当日のQRコード受付だけ別システムにできますか？
13. 別システムですでに発行したQRコードを、そのまま受付に利用できますか？
14. 既存システムを残したまま、受付部分だけ連携できますか？
15. 設定から当日の運用まで不安です。必要な部分だけサポートしてもらえますか？

ハネソルは、必要な機能だけを組み合わせてご提案します

イベント受付に必要な機能は、イベントごとに異なります。申込フォーム、QRコード発行、メール配信、当日の受付、入退場管理、リアルタイム集計、ブース来場記録など、すべてを最初から導入する必要はありません。

すでに使っている仕組みがある場合は、それを残しながら、必要な部分だけ追加する方法もあります。

「全部入りのイベント管理システムを入れるか、何もしないか」の二択ではありません。今回のイベントで必要なところだけをシステム化し、自分たちで対応できる部分は自分たちで運用する。その方が費用を抑えられるだけでなく、自社側で運用をコントロールしやすいこともあります。

自社の場合はどうすればよいか分からない方へ

参加人数、開催日、現在お持ちの名簿や申込方法、受付場所、利用予定のPC・スマートフォンなど、すでに決まっている範囲だけで構いません。

ハネソルでは、今ある仕組みを確認しながら、新しく必要になる部分と、そのまま利用できる部分を整理してご案内します。