イベント受付の疑問・悩みを解決するガイド
QRコード受付をやってみたいけれど、どこから準備すればよいのか。すでにExcel名簿がある場合はどうするのか。Web申込から始める必要があるのか。スマートフォンだけで足りるのか。イベント受付には、イベントごとに異なる悩みがあります。
イベント受付のために、すべてをシステム化して導入する必要はありません
Excel名簿があるなら、そのまま活かす。
Googleフォームが使えるなら、そのまま利用する。
スマートフォンで十分なら、専用機器は使わない。
ハネソルは、必要な機能だけをシステム利用して、新たな機能が必要になった時点で追加するという考え方で、イベント受付のQRコード運用を提案しています。
悩みから探す
QRコードを使ったイベント受付について調べている担当者が、自分の状況に近いところから読み始められるよう、6つの入口をご用意しました。
なお、個別の疑問点ではなく、何から取りかかれば良いのか、についてのお悩みは「QRコードでイベント受付を始める前に」からご覧ください。
1. 何から始めればいい？
開催まで時間がない、予算が限られている、何を準備すればよいのか分からない方へ。
2. 来場者リストやWEB受付方法、QRコードの準備まで
すでに名簿がある場合と、これからWeb申込を受け付ける場合では、検討するスタート地点が異なります。
3. 当日はどのように受付運用するのか知りたい
複数人のスタッフで同時に受付や、来場者のQRコード持参忘れ、同一QRによる重複受付リスク、入退場など、当日の運用を具体化したい方へ。
4. スマホ・PC・バーコードリーダについて知りたい
スマートフォンだけで運用するのか、バーコードリーダが必要なのか、受付機材の選定方法を知りたい方へ。
5. 大規模イベントでの受付と安全性への不安
参加者人数が1000名以上、受付集中、複数端末で処理したいなど、運用規模が大きい方へ。
6. 受付中の状況把握や終了後のデータ活用を考えたい
受付中のリアルタイムな受付済人数の確認や既存システム連携方法、イベント後のデータ活用まで考えたい方へ。
イベント受付の運用方法には大きく2つあります
当日のQRコード受付までの流れは共通ですが、イベント前の準備手段として「参加者名簿がすでにある場合」と「これからWebフォームで参加申込を受け付ける場合」で事前準備方法が異なります。
| 参加者名簿がすでにある場合 | これからWeb申込を受け付ける場合 |
|---|---|
|
Excel・CSVなどの参加者名簿 ↓ 参加者データ登録 ↓ QRコード発行 ↓ メール・印刷などで配布 ↓ 当日のQRコード受付 ↓ 来場記録・CSV・リアルタイム確認 |
Web申込フォーム ↓ 参加者データ登録 ↓ QRコード発行 ↓ 受付完了メール・QR配布 ↓ 当日のQRコード受付 ↓ 来場記録・CSV・リアルタイム確認 |
すでに招待者名簿が完成している場合はWeb申込フォームは不要です。一方、Webからの参加申し込み募集から行いたい場合は、Webフォームを準備し、参加者データの登録や取得から作る必要があります。
イベント担当者からよく寄せられる質問
以下に45記事をまとめました。
イベント担当者が抱えやすい疑問や不明点を、それぞれの記事で解説しています。ご興味のあるページからご覧ください。
- 招待者名簿はすでにあります。Excel名簿からQRコード受付できますか？
- イベントまで時間がありません。短期間でもQRコード受付を導入できますか？
- 数万円程度の予算でもQRコード受付できますか？
- 複数のスタッフ・端末で同時にQRコード受付できますか？
- 500名規模のイベントでは、受付スタッフは何人くらい必要ですか？
- スマートフォンとバーコードリーダ、イベント受付ではどちらが向いていますか？
- QRコードを忘れた来場者には、どう対応すればよいですか？
- QRコードの二重受付を防止できますか？
- 入場だけでなく、退場もQRコードで記録できますか？
- 当日、今何人受付したかリアルタイムで確認できますか？
- Webフォームは自社で作り、QRコード受付だけハネソルに依頼できますか？
- Googleフォームを使って、当日のQRコード受付だけ別システムにできますか？
- 別システムですでに発行したQRコードを、そのまま受付に利用できますか？
- 既存システムを残したまま、受付部分だけ連携できますか？
- 設定から当日の運用まで不安です。必要な部分だけサポートしてもらえますか？
- イベント受付用のバーコードリーダをレンタルできますか？
- イベント受付には、受付端末を何台用意すればよいですか？
- 500名が30分間に集中してもQRコード受付できますか？
- 1000名以上のイベントでもQRコード受付を利用できますか？
- 事前登録していない来場者を、当日その場で登録・受付できますか？
- 参加者のQRコードを一括生成するには、どのような方法がありますか？
- 参加者ごとのQRコードを一斉メール送信できますか？
- 参加者ごとに氏名などを差し込んだメールを送信できますか？
- イベントのWeb申込フォームに定員を設定できますか？
- 参加申込を承認制にして、承認後にQRコードを発行できますか？
- QRコード受付時に氏名・会社名・所属などを画面表示できますか？
- VIP・一般来場者などを受付画面で色分けできますか？
- VIPなど特定の来場者が受付したら担当者へ通知できますか？
- 本部や別室からイベント受付状況をリアルタイムで確認できますか？
- 誰が・どの端末でイベント受付したか記録できますか？
- 誤って受付した記録を取り消したり修正できますか？
- QRコードの有効期限や読み取り可能な日時を設定できますか？
- 複数日開催のイベントでも同じQRコードを使えますか？
- 参加者ごとに受付可能な会場やエリアを制限できますか？
- 現在会場内にいる人数をリアルタイムで確認できますか？
使いたい機能だけシステム化する運用をご提案します
イベント受付で採用したいシステム機能は、皆様のイベント運用により異なります。申込フォーム、QRコードの発行、メール配信、当日の受付、入退場管理、リアルタイム集計、ブース来場記録など、必要な機能だけ使い、はじめてのシステム導入には、使いたい機能だけに絞って使うことで、導入までの心理的ハードルを下げてみる。
ハネソルは、皆様がシステム化したい部分だけ利用できるキューRクラウドをご紹介しています。
必要な機能だけ、必要なところから
- Excel名簿があるなら、その名簿を使う
- Googleフォームで問題なく申込受付できているなら、そのまま活かす
- スマートフォンで十分なら、専用機器を増やさない
- QRコード発行だけ必要なら、その部分だけ利用する
- 今回必要のない機能は、最初から実装しない
- 次回必要になった機能は、その時点で追加する
「全部入りのイベント管理システムを入れるか、何もしないか」の二択ではありません。今回のイベントで必要なところ、使いたい機能だけをシステム化し、自分たちで対応できる部分は自分たちで運用する。その方が費用を抑えられるだけでなく、自社側で運用をコントロールしやすいメリットもあります。
自社の場合はどうすればよいか分からない方へ
参加人数、開催日、現在お持ちの名簿や申込方法、受付場所、利用予定のPC・スマートフォンなど、すでに決まっている範囲だけで構いません。
ハネソルでは、今ある仕組みを確認しながら、新しく必要になる部分と、そのまま利用できる部分を整理してご案内します。
キューRクラウドの操作マニュアル「QRコードでイベント受付を始める前に」も是非ご覧ください。
イベント受付について相談する
「Excel名簿はあるが、ここからどうQR受付にすればよいか分からない」「500名規模で何台必要か知りたい」「申込フォームは自社で用意するので、当日の受付だけ相談したい」といった段階からご相談いただけます。