数万円程度の予算でもQRコード受付できますか？
Answer
はい、セルフ運用なら可能です。
費用を抑えるポイントは、すでにある名簿・メール・端末・スタッフを活かし、必要な部分だけをご自身で操作するセルフ運用であれば、費用を抑えて導入できます。
1. このような場合に向いています
- 単発イベントで大規模システムは不要
- 参加者名簿を自社で用意できる
- 当日スタッフを自社で確保できる
- 申込フォームやメール配信を既存環境で行える
2. 一番シンプルに始めるなら、この構成です
まずは今回の目的を満たす最小構成から考えます。
- 名簿整理は自社で行う
- QRコード発行と受付機能だけ利用する
- 手持ちのPCやスマートフォンを使う
- メール配信は既存の社内環境を使う
- 必要ならバーコードリーダだけレンタルする
必要最低限の機能からスタートさせて、必要になった時点で追加を検討します。システム操作の学習コストを極力かけない方が担当者も運用を理解しやすくなります。
3. 必要であれば、あとから機能を追加できます
イベントの条件によっては、基本構成に加えて、複数端末受付、メール配信、入退場管理、リアルタイム集計、CSV出力、通知、外部システム連携などを追加できます。
4. 実際の運用イメージ
運用例
100名程度の社内イベントで、Excel名簿と社内メールは自社利用。キューRクラウドを使ってQRコード発行と当日受付だけを用意し、手持ちのノートPCを使います。
実際の構成は、人数だけではなく、受付開始時刻への集中度、本人確認の有無、受付場所、配布物、ネットワーク環境などによって変わります。
5. 導入前に確認したいポイント
- 参加人数
- 開催回数
- 既存名簿の有無
- 手持ち端末の有無
- 当日サポートが必要か
これらを最初にすべて決めておく必要はありません。分かっている範囲を整理し、不明点を一つずつ決めていく方法でも進められます。
6. ハネソルなら、このように考えます
自社でできる部分は自社で行い、必要な部分だけキューRクラウドを利用します。
ハネソルでは、担当者自身で操作できるQRコード管理システム「キューRクラウド」を提供しています。Excelで名簿データを整理できる方であれば、参加者データの登録、QRコード発行、メール配信、当日受付、入退場管理などを、ご自身で操作しながら運用できます。
7. 関連する質問
自社の場合はどうすればよいか分からない方へ
参加人数、開催日、現在お持ちの名簿や申込方法、会場での受付イメージなど、分かっている範囲だけで構いません。今ある仕組みを確認しながら、新しく必要になる部分と、そのまま利用できる部分を整理します。