数万円程度の予算でもQRコード受付できますか？
Answer
条件によっては可能です。費用を抑えるポイントは、機能を削ることより、すでにある名簿・メール・端末・スタッフを活かし、必要な部分だけシステム化することです。
イベント受付では、最初からすべての機能をそろえる必要はありません。現在の名簿、申込方法、端末、スタッフ体制を確認しながら、今回のイベントで必要な部分だけを組み合わせることで、準備や運用をシンプルにできます。
1. このような場合に向いています
- 単発イベントで大規模システムは不要
- 参加者名簿を自社で用意できる
- 当日スタッフを自社で確保できる
- 申込フォームやメール配信を既存環境で行える
2. 一番シンプルに始めるなら、この構成です
まずは今回の目的を満たす最小構成から考えます。
- 名簿整理は自社で行う
- QRコード発行と受付機能だけ利用する
- 手持ちのPCやスマートフォンを使う
- メール配信は既存の社内環境を使う
- 必要ならバーコードリーダだけレンタルする
最初から将来使うかもしれない機能まで追加するのではなく、必要になった時点で追加する方が、担当者側でも運用を理解しやすくなります。
3. 必要であれば、あとから機能を追加できます
イベントの条件によっては、基本構成に加えて、複数端末受付、メール配信、入退場管理、リアルタイム集計、CSV出力、通知、外部システム連携などを追加できます。
重要なのは、利用できる機能をすべて導入することではなく、今回のイベントで実際に使う機能を選ぶことです。
4. ここまでの機能が不要なケースもあります
予算が限られている場合でも、必要のない機能まで削る必要はありません。むしろ、Webフォームやメール配信など既存の仕組みで十分な部分を二重に導入しないことが重要です。
5. 実際の運用イメージ
運用例
100名程度の社内イベントで、Excel名簿と社内メールは自社利用。ハネソル側ではQRコード発行と当日受付だけを用意し、手持ちのノートPCを使うケースです。
実際の構成は、人数だけではなく、受付開始時刻への集中度、本人確認の有無、受付場所、配布物、ネットワーク環境などによって変わります。
6. 導入前に確認したいポイント
- 参加人数
- 開催回数
- 既存名簿の有無
- 手持ち端末の有無
- 当日サポートが必要か
これらを最初にすべて決めておく必要はありません。分かっている範囲を整理し、不明点を一つずつ決めていく方法でも進められます。
7. ハネソルなら、このように考えます
安価にするために品質を下げるのではなく、不要な機能を追加しないことで費用を抑える考え方を取ります。自社でできる部分は自社で行い、必要な部分だけ外部に任せる方法も選べます。
ハネソルでは、申込フォーム、QRコード発行、メール配信、当日受付、入退場管理などを一式で導入することだけを前提にしません。今ある仕組みを残し、必要な機能だけを追加する構成もご提案します。
8. 関連する質問
自社の場合はどうすればよいか分からない方へ
参加人数、開催日、現在お持ちの名簿や申込方法、会場での受付イメージなど、分かっている範囲だけで構いません。今ある仕組みを確認しながら、新しく必要になる部分と、そのまま利用できる部分を整理します。