イベントまで時間がありません。短期間でもQRコード受付を導入できますか？
Answer
はい。開催日までの残り期間、参加者名簿の準備状況、必要な機能によりますが、機能を絞れば短期間で準備できます。
1. このような場合に向いています
- 開催日がすでに決まっている
- ExcelやCSVの参加者名簿がある
- 当日の受付を優先する
- QR作成とメール送付、受付だけ行う
2. 一番シンプルに始めるなら、この構成です
まずは今回の目的を満たす最小構成から考えます。
- 現在ある参加者名簿を整理する
- 参加者ごとのQRコードを発行する
- メールや印刷物でQRコードを配布する
- 当日はスマートフォンやバーコードリーダで読み取る
- 受付結果だけを記録する
現在ある参加者名簿をExcel名簿をQRコード受付に適した形に整理し、参加者のメールアドレスも登録されていれば、、QRコードの作成からメール一斉配信まで短時間で対応できます。
3. 必要であれば、あとから検討できます
イベントの条件によっては、基本構成に加えて、複数端末受付、入退場管理、リアルタイム集計、CSV出力、通知、外部システム連携なども可能です。
4. 実際の運用イメージ
運用例
開催3週間前に300名の社内イベントが決まり、Excel名簿は完成済み。申込フォームは不要で、QR発行、メール配布、当日の2台受付だけを準備する。
実際の構成は、人数だけではなく、受付開始時刻への集中度、本人確認の有無、受付場所、配布物、ネットワーク環境などによって変わります。
5. 導入前に確認したいポイント
- 開催日と想定人数
- 名簿がいつ確定するか
- QRコードを誰が配布するか
- 当日の受付台数
- 受付結果として何を残したいか
これらを最初にすべて決めておく必要はありません。分かっている範囲を整理し、不明点を一つずつ決めていく方法でも進められます。
6. ハネソルなら、このように考えます
短納期の案件では、既存の名簿をQRコード受付に適した構成に調整するのがポイントです。メールアドレスが取得できていれば、QR発行からメール送信、そして当日受付までスムーズに行うことができます。
ハネソルでは、ExcelやCSVデータとして名簿データが整っていれば、QRコード発行、メール配信、当日受付、入退場管理まで可能なキューRクラウドを提供しています。ご利用を検討してみてください。
7. 関連する質問
自社の場合はどうすればよいか分からない方へ
参加人数、開催日、現在お持ちの名簿や申込方法、会場での受付イメージなど、分かっている範囲だけを教えてください。現状に合った運用方法をお伝えさせていただきます。