当日受付・トラブル ハネソル株式会社

QRコードを忘れた来場者には、どう対応すればよいですか？

Answer

お名前や受付番号などを口頭でお伺いして、手元のPCでキーワード検索により確認する方法があります。

1. このような場合に向いています

2. 一番シンプルに始めるなら、この構成です

まずは今回の目的を満たす最小構成から考えます。

  1. 氏名検索できる画面を用意する
  2. 会社名や受付番号でも検索できるようにする
  3. 本人を確認して手動受付する
  4. 必要ならQRを再表示・再発行する

3. 来場者名簿で当日判断可能な情報を入れておく

QRコード持参忘れの場合を考慮し、システム上に保存する来場者データに、名前や受付番号等のデータを記録しておくことで、現地でシステム画面から検索し、来場者本人であることを確認したうえで、手動で受付するバックアップ運用を想定しておきます。

4. 現地でQRコードの印刷対応も考慮する

入場確認だけでなく、来場後もQRコードを利用したいイベントの場合は、受付スタッフが来場者本人確認後に、その場でQRコードを印刷して再発行する方法まで検討しておきます。

5. 実際の運用イメージ

運用例

来場者がQRメールを見つけられない場合、受付スタッフが氏名を検索し、会社名などを確認して手動で受付済みに変更します。

実際の構成は、人数だけではなく、受付開始時刻への集中度、本人確認の有無、受付場所、配布物、ネットワーク環境などによって変わります。

6. 導入前に確認したいポイント

これらを最初にすべて決めておく必要はありません。分かっている範囲を整理し、不明点を一つずつ決めていく方法でも進められます。

7. ハネソルなら、このように考えます

QRコードがないと何もできない受付にはしません。現場では例外が必ず起こるため、簡単な代替受付手段を残しておく方が安心です。

ハネソルでは、担当者自身で操作できるQRコード管理システム「キューRクラウド」を提供しています。Excelで名簿データを整理できる方であれば、参加者データの登録、QRコード発行、メール配信、当日受付、入退場管理などを、ご自身で操作しながら運用できます。

8. 関連する質問

自社の場合はどうすればよいか分からない方へ

参加人数、開催日、現在お持ちの名簿や申込方法、会場での受付イメージなど、分かっている範囲だけで構いません。今ある仕組みを確認しながら、新しく必要になる部分と、そのまま利用できる部分を整理します。

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