Googleフォームを使って、当日のQRコード受付だけ別システムにできますか？
Answer
はい。Googleフォームで集めた回答をスプレッドシートやCSVとして整理し、QRコード発行と当日受付に利用する方法があります。
イベント受付では、最初からすべての機能をそろえる必要はありません。現在の名簿、申込方法、端末、スタッフ体制を確認しながら、今回のイベントで必要な部分だけを組み合わせることで、準備や運用をシンプルにできます。
1. このような場合に向いています
- Googleフォームで申込を受け付けている
- 新しい申込フォームは不要
- 回答データをスプレッドシートで管理している
- 当日の受付だけ効率化したい
2. 一番シンプルに始めるなら、この構成です
まずは今回の目的を満たす最小構成から考えます。
- Googleフォームで申込受付
- 回答をスプレッドシートに保存
- 必要項目をQR受付側へ取り込む
- QRコードを発行・配布
- 当日受付
最初から将来使うかもしれない機能まで追加するのではなく、必要になった時点で追加する方が、担当者側でも運用を理解しやすくなります。
3. 必要であれば、あとから機能を追加できます
イベントの条件によっては、基本構成に加えて、複数端末受付、メール配信、入退場管理、リアルタイム集計、CSV出力、通知、外部システム連携などを追加できます。
重要なのは、利用できる機能をすべて導入することではなく、今回のイベントで実際に使う機能を選ぶことです。
4. ここまでの機能が不要なケースもあります
イベント受付のためだけにGoogleフォームを捨てる必要はありません。申込機能が十分なら、受付部分だけ追加する方が準備も教育も少なく済みます。
5. 実際の運用イメージ
運用例
Googleフォームで氏名・会社名・メールアドレスを収集し、締切後の参加者一覧をCSVで取り込み、QRコードを発行して当日受付に利用します。
実際の構成は、人数だけではなく、受付開始時刻への集中度、本人確認の有無、受付場所、配布物、ネットワーク環境などによって変わります。
6. 導入前に確認したいポイント
- Googleフォームの項目
- 申込変更の扱い
- 重複回答
- CSV取込タイミング
- QRメールの送信方法
これらを最初にすべて決めておく必要はありません。分かっている範囲を整理し、不明点を一つずつ決めていく方法でも進められます。
7. ハネソルなら、このように考えます
申込はGoogleフォーム、当日受付はQRシステムという分業でも問題ありません。必要な部分だけシステムを追加し、慣れている仕組みは残します。
ハネソルでは、申込フォーム、QRコード発行、メール配信、当日受付、入退場管理などを一式で導入することだけを前提にしません。今ある仕組みを残し、必要な機能だけを追加する構成もご提案します。
8. 関連する質問
自社の場合はどうすればよいか分からない方へ
参加人数、開催日、現在お持ちの名簿や申込方法、会場での受付イメージなど、分かっている範囲だけで構いません。今ある仕組みを確認しながら、新しく必要になる部分と、そのまま利用できる部分を整理します。