招待者名簿はすでにあります。Excel名簿からQRコード受付できますか？

イベント受付をQRコード化したいというご相談では、「参加者募集はもう終わっていて、Excelの名簿も完成している。ここからQR受付だけ追加できないか」というケースがよくあります。

このような場合、イベントの申込受付からシステムを作り直す必要はありません。すでに用意できている名簿を活かし、必要なところだけQRコード化する方が、準備期間も短く、担当者側の作業も増やさずに済むことがあります。

ハネソルでは、イベント受付のためにすべての機能を新しく導入するのではなく、現在の運用を確認したうえで、必要な機能だけを組み合わせる方法をご提案しています。

1. このような場合に向いています

• イベントの招待者・参加予定者がすでに決まっている
• ExcelやCSVで氏名、会社名、メールアドレスなどを管理している
• 参加申込用のWebフォームは新しく必要ない
• 参加者ごとにQRコードを発行したい
• 当日の受付だけを効率化したい
• 受付結果をあとから一覧やCSVで確認したい

特に、社内イベント、招待制イベント、取引先向けの説明会、懇親会、周年行事などでは、イベント開催前に対象者がほぼ決まっていて、すでにExcelで名簿管理されていることがあります。

その場合は、参加募集の仕組みまで新しく導入するより、現在の名簿からQRコード受付へつなげる方がシンプルです。

2. 一番シンプルに始めるなら、この構成です

この構成であれば、イベント申込フォームを新しく用意する必要はありません。

また、すでに社内で使っているメール配信方法がある場合は、メール配信機能まで新たに導入せず、発行したQRコードや案内URLだけを既存のメール環境から送る方法も考えられます。

「すでにできている部分はそのまま使い、足りない部分だけ追加する」という考え方です。

3. Excel名簿には、どのような項目があればよいですか？

QR受付を行うために、Excelの形式を最初から特別なものに作り直す必要はありません。

実際に必要になる項目はイベントによって異なりますが、たとえば次のような情報が考えられます。

すべての項目が必要という意味ではありません。氏名だけで十分なイベントもあれば、会社名や参加区分まで受付画面に表示したいイベントもあります。

まずは現在のExcel名簿を確認し、そのイベントの受付で本当に必要な項目だけを整理する方が効率的です。

4. QRコードには、名簿の個人情報をそのまま入れる必要はありません

「Excelの氏名や会社名を、そのままQRコードの中に入れるのですか？」と心配されることがあります。

QRコード自体に氏名、会社名、メールアドレスなどの個人情報を直接入れなくても運用できます。

たとえば、参加者を識別するためのIDだけをQRコードに持たせ、読み取ったあとにデータベース側から氏名や会社名を表示する方法があります。

5. QRコードは、メールでも印刷物でも配布できます

発行したQRコードの配布方法は、イベントの運用に合わせて選べます。

• 参加者ごとにメールでQRコードを送る
• 案内メール内にQRコード表示用URLを掲載する
• 招待状や参加証へQRコードを印刷する
• 名札やネームカードへQRコードを印刷する
• スマートフォン画面でQRコードを提示してもらう

すでに自社のメール配信システムや一斉送信の仕組みがある場合は、その環境を使って送信する方法もあります。

ハネソル側でメール送信まで行うこともできますが、普段から使い慣れているメール環境があるのであれば、必ずしも送信方法まで変更する必要はありません。

6. 当日の受付方法も、イベント規模に合わせて選べます

QRコードを発行したあとは、イベント当日にそのQRコードを読み取ります。

読み取り方法は一つではありません。

参加者が50名なのか、500名なのか、受付開始直後に集中するのか、複数の受付ゲートがあるのかによって、適した機材や台数は変わります。

人数が少ないからといって専用リーダを用意する必要はありませんし、逆に短時間に数百名を受付する場合は、スマートフォンだけより専用リーダを使った方が安定する場合があります。

7. 必要であれば、あとから機能を追加できます

最初は「Excel名簿からQRコードを発行して、当日受付する」だけでも構いません。

イベントの条件によって必要になれば、次のような機能を追加できます。

• 参加者ごとのQRコード一斉メール送信
• 複数スタッフ・複数端末での同時受付
• 2回目の読み取りを警告する二重受付防止
• VIP、招待者、一般参加者などの区分表示
• 入場だけでなく退場も記録する入退場管理
• 現在の来場者数をリアルタイムで確認
• 受付結果のCSV出力
• 展示会ブースごとの来場履歴記録

最初から全部を導入する必要はありません。

今回のイベントで必要な機能だけを使い、次回以降に必要な機能が増えたときに追加していく方法もあります。

8. ここまでの機能が不要なケースもあります

QRコード受付が便利だからといって、すべてのイベントで多機能な受付システムが必要になるわけではありません。

たとえば、次のような場合はシンプルな構成で十分なことがあります。

• 参加者数が少ない
• 受付担当者が参加者の顔や氏名を把握している
• 入場したかどうかだけ分かればよい
• 退場記録や会場内の行動履歴までは必要ない
• 受付後のマーケティング機能を必要としていない

このような場合は、QRコード発行と当日の読み取りだけに絞る方が、担当者にも来場者にも分かりやすい運用になります。

逆に、受付データをリアルタイムで集計したい、複数ゲートを管理したい、出展ブースの訪問まで記録したいといった要件がある場合は、その部分だけ追加していきます。

9. 300名の社内イベントなら、このような運用が考えられます

たとえば、300名の社員を対象とした社内イベントで、すでに総務部が参加者名簿をExcelで管理しているケースを考えてみます。

1. 総務部が保有しているExcel名簿を受付用データとして利用する
2. 参加者一人ひとりにQRコードを発行する
3. 既存の社内メールから参加者へQRコードを送付する
4. 当日は受付にPCとバーコードリーダを2台ずつ設置する
5. QRコードを読み取ると氏名・所属・受付結果を画面表示する
6. 受付済み人数をリアルタイムで確認する
7. イベント終了後に受付結果をCSVで出力する

この場合、参加者募集用Webフォームを新しく作る必要はありません。また、普段使っている社内メールでQRコードを配布できるのであれば、新しいメール配信システムも必須ではありません。

必要なのは、Excel名簿とQRコード発行、そして当日の受付部分です。

10. Excel名簿を利用する前に確認しておきたいこと

10-1. 同じ人を識別できる項目があるか

同姓同名の参加者がいる可能性がある場合は、氏名だけではなく社員番号や管理番号など、参加者を一意に識別できる項目があると管理しやすくなります。

10-2. メール送信する場合はメールアドレスを確認する

参加者ごとにQRコードをメール送信する場合は、Excelに登録されているメールアドレスが最新かどうかを確認します。

メールアドレスがない参加者については、紙の参加証を用意するなど、別の配布方法を組み合わせることもできます。

10-3. 名簿が複数ある場合でも、まず内容を確認する

部署ごと、会社ごと、招待区分ごとに別々のExcelファイルがある場合でも、受付時に必要な項目を揃えて取り込む方法を検討できます。

最初から担当者側で完全に1ファイルへ整理していただく必要があるとは限りません。現在どのような形式で管理しているのかを確認したうえで、必要な整理方法を決めます。

11. よくある追加質問

QRコードを大勢の参加者へまとめてメール送信できますか？

可能です。参加者ごとに異なるQRコードを、登録されたメールアドレスへ送信する方法があります。すでに社内のメール配信システムがある場合は、その仕組みを利用する方法も検討できます。

複数のスタッフで同時に受付できますか？

可能です。受付端末を複数用意し、同じ参加者データを使って複数ゲートで受付する構成にできます。

複数スタッフ・複数端末での同時受付について詳しく見る

QRコードを忘れた参加者はどうすればよいですか？

氏名や会社名などから参加者を検索し、QRコードを使わずに受付する代替手段を用意しておく方法があります。

QRコードを忘れた来場者への対応について詳しく見る

当日の受付人数をリアルタイムで確認できますか？

受付結果をWeb上の共通データベースへ記録する構成であれば、現在の受付済み人数をリアルタイムで確認する運用ができます。

リアルタイムの来場人数確認について詳しく見る

12. ハネソルなら、このように考えます

Excel名簿がすでに完成しているのであれば、その名簿を捨てて新しい申込システムへ移行する必要はありません。

今回必要なのが当日の受付であれば、まずは「既存名簿＋QRコード発行＋当日の受付」だけを組み合わせる方法から考えます。

メール送信をすでに自社で行えるのであれば、そのまま利用できます。参加人数が少なくスマートフォンで十分なら、専用リーダも必須ではありません。

一方で、複数ゲート、入退場管理、リアルタイム集計、ブース訪問履歴などが必要になれば、その機能だけを追加します。

13. 自社の場合はどうすればよいか分からない方へ

「Excel名簿はあるが、この形式のまま使えるのか分からない」「参加人数に対して受付端末が何台必要なのか分からない」「メール送信までお願いした方がよいのか、自社で行うべきか分からない」といった段階でも問題ありません。

開催日、参加予定人数、現在の名簿形式、当日の受付方法など、分かっている範囲をお知らせください。

現在使っているものを確認しながら、そのまま利用できる部分と、新しく必要になる部分を分けて整理します。