招待者名簿はすでにあります。Excel名簿からQRコード受付できますか？

イベント受付をQRコードで運用したいご相談の多くは、「参加者募集や招待者名簿まで整理できていて、Excel名簿も完成済。ここからQR受付だけ追加できないか」というケースです。

このような場合、作成済の名簿データをそのまま活かし、名簿1行単位にQRコード化する方法があります。準備期間も短く、担当者側の作業も増やさずに導入可能です。

1. このような場合に向いています

• イベントの招待者・参加予定者がすでに決まっている
• ExcelやCSVで氏名、会社名、メールアドレスなどを管理している
• 参加申込用のWebフォームは新しく必要ない
• 参加者ごとにQRコードを発行したい
• 当日の受付だけを効率化したい
• 受付結果をあとから一覧やCSVで確認したい

特に、社内イベント、招待制イベント、取引先向けの説明会、懇親会、周年行事などでは、イベント開催前に対象者がほぼ決まっていて、すでにExcelで名簿管理されていることがあります。

その場合は、参加募集の仕組みまで新しく導入するより、現在の名簿からQRコード受付へつなげる方法をご提案します。

2. 一番シンプルに始めるなら、この構成です

QRコードをメールで配信する場合、キューRクラウドに搭載されている一斉メール送信機能を使って、参加者個人のQRコードや案内URLを一斉送信する方法があります。送信元のメールアドレスも貴社ドメインのメールアドレスで送信することもできます。

3. Excel名簿には、どのような項目があればよいですか？

QR受付を行うために、Excelの形式を最初から特別なものに作り直す必要はありません。

実際に必要になる項目はイベントによって異なりますが、たとえば次のような情報が考えられます。

すべての項目が必要という意味ではありません。氏名だけで十分なイベントもあれば、会社名や参加区分まで受付画面に表示したいイベントもあります。

まずは現在のExcel名簿を確認し、そのイベントの受付で本当に必要な項目だけを整理します。

4. QRコードには個人情報を入れません

「Excelの氏名や会社名を、そのままQRコードの中に入れるのですか？」と心配されることがあります。

QRコード自体に氏名、会社名、メールアドレスなどの個人情報は入れません。

たとえば、参加者を識別するためのID文字列だけQRコード化させます。読み取って得たIDからデータベースに問い合わせして、都度、氏名や会社名を表示させます。

5. QRコードはメール・印刷物を選択できます

発行したQRコードの配布方法は、イベントの運用に合わせて選べます。

• 参加者ごとにメールでQRコードを送る
• 案内メール内にQRコード表示用URLを掲載する
• 招待状や参加証へQRコードを印刷する
• 名札やネームカードへQRコードを印刷する
• スマートフォン画面でQRコードを提示してもらう

キューRクラウドなら一斉メール送信が行えます。送信元メールアドレスの設定を自社ドメインのメールサーバ経由で送信することもできます。

6. 当日の受付方法も、イベント規模に合わせて選べます

イベント当日に発行したQRコードの読み取り方法をご紹介します。

参加者が50名なのか、500名なのか、受付開始直後に集中するのか、複数の受付ゲートがあるのかによって、適した機材や台数は変わります。

人数が少ないからといって専用リーダを用意する必要はありませんし、逆に短時間に数百名を受付する場合は、スマートフォンだけより専用リーダを使った方が安定する場合があります。

7. 必要であれば、あとから機能を追加できます

最初は「Excel名簿からQRコードを発行して、当日受付する」だけでも構いません。

イベントの条件によって必要になれば、次のような機能を追加できます。

• 参加者ごとのQRコード一斉メール送信
• 複数スタッフ・複数端末での同時受付
• 2回目の読み取りを警告する二重受付防止
• VIP、招待者、一般参加者などの区分表示
• 入場だけでなく退場も記録する入退場管理
• 現在の来場者数をリアルタイムで確認
• 受付結果のCSV出力
• 展示会ブースごとの来場履歴記録

8. ここまでの機能が不要なケースもあります

QRコード受付が便利だからといって、すべてのイベントで多機能な受付システムが必要になるわけではありません。

たとえば、次のような場合はシンプルな構成で十分なことがあります。

• 参加者数が少ない
• 受付担当者が参加者の顔や氏名を把握している
• 入場したかどうかだけ分かればよい
• 退場記録や会場内の行動履歴までは必要ない
• 受付後のマーケティング機能を必要としていない

このような場合は、QRコード発行と当日の読み取りだけに絞る方が、担当者にも来場者にも分かりやすい運用になります。

逆に、受付データをリアルタイムで集計したい、複数ゲートを管理したい、出展ブースの訪問まで記録したいといった要件がある場合は、その部分だけ追加していきます。

9. 300名の社内イベントなら、このような運用が考えられます

たとえば、300名の社員を対象とした社内イベントで、すでに総務部が参加者名簿をExcelで管理しているケースを考えてみます。

1. 総務部が保有しているExcel名簿を受付用データとして利用する
2. 参加者一人ひとりにQRコードを発行する
3. 既存の社内メールから参加者へQRコードを送付する
4. 当日は受付にPCとバーコードリーダを2台ずつ設置する
5. QRコードを読み取ると氏名・所属・受付結果を画面表示する
6. 受付済み人数をリアルタイムで確認する
7. イベント終了後に受付結果をCSVで出力する

システム運用するのは、Excel名簿とQRコード発行、そして当日の受付部分です。

10. Excel名簿を利用する前に確認しておきたいこと

10-1. 同じ人を識別できる項目があるか

同姓同名の参加者がいる可能性がある場合は、氏名だけではなく社員番号や管理番号など、参加者を一意に識別できる項目があると管理しやすくなります。

10-2. メール送信する場合はメールアドレスを確認する

参加者ごとにQRコードをメール送信する場合は、Excelに登録されているメールアドレスが最新かどうかを確認します。

メールアドレスがない参加者については、紙の参加証を用意するなど、別の配布方法を組み合わせることも検討します。

10-3. 名簿が複数ある場合でも、まず内容を確認する

部署ごと、会社ごと、招待区分ごとに別々のExcelファイルがある場合は、受付時に必要な項目を揃えた名簿にします。

11. よくある追加質問

QRコードを大勢の参加者へまとめてメール送信できますか？

可能です。参加者ごとに異なるQRコードを、登録されたメールアドレスへ送信を行います。

複数のスタッフで同時に受付できますか？

可能です。受付端末を複数用意して複数ゲートで同時受付できます。

複数スタッフ・複数端末での同時受付について詳しく見る

QRコードを忘れた参加者はどうすればよいですか？

氏名や会社名などから参加者を検索し、QRコード以外で受付する代替手段を用意します。

QRコードを忘れた来場者への対応について詳しく見る

当日の受付人数をリアルタイムで確認できますか？

受付結果をWeb上の共通データベースへ記録する構成であれば、現在の受付済み人数をリアルタイムで確認する運用ができます。

リアルタイムの来場人数確認について詳しく見る

12. ハネソルなら、このように考えます

Excel名簿がすでに完成しているのであれば、その名簿を使ってシステム運用が可能です。

今回導入したい運用が当日の受付のみであれば、「既存名簿＋QRコード発行＋当日の受付」だけを組み合わせた運用を検討します。

名簿データにメールアドレスが含まれていれば、キューRクラウドにアップロードするだけで、QRコードを一斉メールで配信できます。当日のQRコード読み取りも、参加人数が少なくスマートフォンで十分なら、専用リーダも必須ではありません。

複数ゲート、入退場管理、リアルタイム集計、ブース訪問履歴などが必要になれば、その機能だけを利用することもできます。

13. 自社の場合はどうすればよいか分からない方へ

「Excel名簿はあるが、この形式のまま使えるのか分からない」「参加人数に対して受付端末が何台必要なのか分からない」「メール送信までお願いした方がよいのか、自社で行うべきか分からない」担当者の方たちへ。

開催日、参加予定人数、現在の名簿形式、当日の受付方法など、分かっている範囲をお知らせください。

現在使っているものを確認しながら、そのまま利用できる部分と、新しく必要になる部分を分けて整理します。