税理士事務所と在宅委託スタッフの間で、領収書原本の受け渡しと処理進捗をQRコードで管理した導入事例

在宅の委託スタッフへ郵送した領収書原本は、受け取られたか。スキャンや記帳はどこまで進み、原本は返送されたか。今回は、個人事業主の税務を多く扱う税理士事務所で、封筒ごとのQRコードを使い、原本の受け渡しと処理進捗を共有する仕組みを導入した事例です。

1. 顧客から届く領収書原本を、在宅スタッフへ郵送して処理

相談元は、主に個人事業主の税務を扱う税理士事務所です。記帳代行業務の一部として、業務委託の在宅スタッフが領収書のスキャンや会計ソフトへの入力を担当しています。

顧客から領収書原本が届く時期は不定期です。事務所は原本を受け取り、担当の委託スタッフを割り当てて封筒に入れ、スタッフの自宅へ郵送します。処理後は、原本を事務所へ返送してもらいます。

この往復の間に、封筒がどこまで受け渡され、スキャンや入力が終わったかを、事務所側から確認できるようにしたいという相談でした。

2. スキャン・記帳・進捗の役割を分ける

在宅スタッフは、手元のスキャナで領収書を電子化し、指定されたフォルダ名などのルールに従って、ファイル共有サービスのBoxへ保存しています。また、勘定科目や金額、領収書の発行元などの記帳情報は、既存の会計ソフトへ入力しています。

ハネソルからは、キューRクラウドを原本の受け渡しと作業進捗の管理に使う方法をご案内しました。スキャンデータの保管や会計入力は既存の仕組みを使い、それらの処理が終わったかを封筒単位で報告します。

今回紹介するのは、スタッフが状況を報告する運用です。Boxや会計ソフトの処理結果を自動取得し、進捗を更新する連携を導入した事例ではありません。

3. 封筒1つにQRコード1つ。顧客・受領日・委託先を紐付ける

領収書1枚ごとではなく、原本を入れた封筒を管理単位とし、1つの封筒に1つのQRコードを発行します。QRコードに紐付くデータには、顧客名、事務所で受領した日、担当する業務委託スタッフの名前を登録します。

顧客から届く時期は一定ではないため、必ずしも「何月分」という月単位の管理ではありません。どの顧客から、いつ届き、誰へ依頼した原本かを区別することが中心です。

• 封筒を個別のQRコードで識別する。
• 顧客名と受領日を紐付ける。
• 担当する委託スタッフを登録する。
• 発送から返却まで、その封筒の状態を確認する。

4. QRコードを読み、状態に対応するボタンで進捗を登録

進捗の登録には、キューRクラウドのトレーサビリティ機能を使用します。アカウントにログインした状態で封筒のQRコードを読み取り、表示される画面から、該当するステータスのボタンを押します。

その操作により、誰が、いつ、どの状態を登録したかを記録します。事務所側は、各封筒について報告された状況を確認できます。

上記は業務の流れを整理したものです。実際のボタン名称や、スキャンと記帳の完了をどの単位で分けて報告するかの細かな設定までは、本記事では示していません。

5. 個別ゲストアカウントで、誰が報告したかを識別

在宅スタッフには、それぞれ個別のゲストユーザーアカウントを発行しています。自分のアカウントにログインしてQRコードを読み取り、進捗のボタンを押す運用です。

誰が受領や処理完了を報告したかは、ログイン中のアカウントによって識別されます。封筒に紐付ける担当スタッフの情報と、実際に操作した記録者の情報を使い、進捗を確認します。

スタッフが閲覧できる範囲や権限の詳細については、今回確認した情報には含まれていないため、担当分だけに閲覧を限定しているとは記載していません。

6. 機能の専用開発は行わず、アカウント数に応じた契約で運用

本件では、機能の専用カスタマイズは行っていません。封筒の識別とトレーサビリティの記録、ゲストアカウントによる操作を組み合わせて対応しています。

在宅スタッフ用に発行するゲストアカウントが10個を超えるため、標準のアカウント枠を上回る分を含め、個別に月額料金を見積もった契約で利用いただいています。これは本事例の契約構成の紹介であり、一般向け料金の詳細は個別にご案内しています。

機能を専用開発することと、必要なアカウント数に応じて契約を組むことは分けて整理した事例です。

7. 原本の往復と作業報告を、日常業務で継続管理

この仕組みは導入され、税理士事務所と在宅委託スタッフの日常業務で利用されています。原本を送って終わりではなく、受領、処理状況、返送、事務所での受け取りまでを封筒単位で報告する運用です。

スキャンファイルの共有と会計入力は既存サービスを使い、キューRクラウドには受け渡しと進捗を集約しました。作業時間の短縮量などの定量的な成果は確認していないため、数値による効果は掲載していません。

この事例では、書類そのものの内容に加え、その原本を誰へ渡し、処理がどこまで進んでいるかを記録する必要がありました。封筒のQRコードと、操作する人のアカウントを組み合わせることで、離れた場所のスタッフから状況を報告できるようにしています。