大型ホテルの朝食会場で、QRコードを使いテーブルの着座・空席状況を見える化した導入事例

朝食のピーク時、入口から離れたテーブルの状況を受付スタッフが把握しにくい。今回は、都内の客室数200室以上の大型ホテルで、朝食券の受付とテーブルの着座・空席情報をQRコードで記録し、専用画面で共有する仕組みを導入した事例です。現在も継続して利用されています。

1. 混雑する朝食会場で、空いたテーブルへ順に案内したい

ご相談いただいたホテルでは、朝食付きの宿泊者に、チェックイン時に紙の朝食券を配布していました。従来は、対象の日付が印刷された券を人数と利用回数に応じて渡し、朝食会場の入口でスタッフが回収して、空いている席へ案内する運用でした。

課題は、朝の混雑時にテーブルの利用状況を把握することです。会場が広く、入口と各テーブルが離れているため、どこが使用中で、どこが次のお客様を案内できる状態なのかを、入口スタッフがすぐに確認できるようにしたいという要望でした。

単に朝食券の受付履歴を残すだけでなく、案内先のテーブルと客室番号を紐付け、着座から片付け完了までの状態を共有することが、今回の中心となりました。

2. 朝食券は事前印刷し、渡す直前に客室番号と利用日を登録

ハネソルからは、個別のIDに紐付いたQRコードを朝食券へあらかじめ印刷し、配布時に情報を登録する方法をご提案しました。

印刷済みの券には、最初は客室番号や朝食利用日のデータを入れていません。チェックイン時にスタッフがQRコードを読み取り、管理画面から客室番号と朝食の対象日を登録してから、お客様へ渡します。

1. 個別IDに紐付くQRコードを発行し、朝食券として事前に印刷する。
2. チェックイン時、渡す券のQRコードをスタッフが読み取る。
3. 管理画面で客室番号と朝食利用日を登録する。
4. 人数と利用回数に応じた枚数を宿泊者へ渡す。

QRコードの図柄に客室番号や利用日を直接印刷するのではなく、QRコードに紐付くデータとして情報を登録する方式です。

3. 朝食会場の入口で券を読み取り、回収する

当日の朝、宿泊者は紙のQRコード付き朝食券を会場入口へ持参します。受付スタッフがPCとバーコードリーダーで読み取り、登録された客室番号や利用日を確認します。

券はその場で物理的に回収します。システム上は同じQRコードを再度読み取ることができますが、一度使用した券をお客様の手元に残さない運用で、再利用を防ぐ想定です。

使用済み券の再読み取りを自動で拒否する仕組みは設けていません。また、対象日以外の券に対する自動警告・拒否の仕様は確認していないため、本記事ではその機能を導入したとは記載していません。

4. 案内先テーブルのQRコードを読み取り、客室番号と着座を記録

お客様をテーブルへ案内したスタッフは、着席後にテーブルに置かれたQRコードをスマートフォンで読み取ります。その際に客室番号を入力し、「着座」の状態を登録します。

これにより、どのテーブルをどの客室のお客様が使用しているか、何時に着座したかを記録できます。朝食券の情報からテーブルへ自動で紐付けるのではなく、テーブルでスタッフが客室番号を入力する手順です。

1. スタッフがお客様を利用可能なテーブルへ案内する。
2. お客様が着席したら、スタッフがテーブルのQRコードをスマートフォンで読み取る。
3. 客室番号を入力し、「着座」を登録する。
4. 更新されたテーブルの状況を、入口スタッフが専用画面で確認する。

5. 片付けが終わり、次のお客様を案内できたら「空席」に更新

食事が終わった後は、スタッフが食器を片付けます。次のお客様を案内できる状態になった時点で、テーブルのQRコードをスマートフォンで読み取り、「空席」を登録します。

お客様が席を離れただけでは、まだ片付けが必要な場合があります。今回の「空席」は、次の利用者を受け入れられる状態を意味します。

入口スタッフは更新された情報を画面で確認し、案内できるテーブルの把握に使います。テーブル状況は現場スタッフの登録操作に基づいて更新されます。

6. 基本機能で記録し、見える化する画面をカスタムで提供

朝食券用のQRコード発行、客室番号・利用日の登録、テーブル番号ごとのQRコード発行には、キューRクラウドの基本機能を利用しました。

カスタムで作成したのは、テーブルの利用状況を確認する専用画面です。スタッフは、その画面でテーブル番号と客室番号、着座・空席の状態を確認します。現場で更新した情報を入口へ共有し、会場内を見渡すだけでは把握しにくい状況を見える化します。

7. 広い会場のテーブル状況を共有する仕組みとして継続利用

この仕組みは実際に導入され、現在もホテルの朝食運用で利用されています。朝食券で受付し、テーブルで着座を記録し、片付け後に空席へ更新する一連の手順を整えました。

入口から全テーブルの状況が見える会場と比べ、広い会場や、受付からテーブルまで距離がある会場では、スタッフ同士で状態を共有する必要があります。この事例は、その共有にQRコードと専用画面を用いたものです。

待ち順の自動管理や席の自動割り当てを行う仕組みではなく、スタッフが画面の状況を確認して案内する運用です。待ち時間の短縮量など、数値による効果は本記事では掲載していません。

ホテル以外でも、多くの席をスタッフが管理する施設では、着座と片付け完了後の空席を記録する考え方を応用できます。