印刷だけでなく、個体管理やトレーサビリティまで提案したいラベル・バリアブル印刷会社からの相談事例

ハネソル株式会社では、QRコードの発行から、クラウド上でのデータ管理、読み取り履歴の記録、API連携までを支援する「キューRクラウド」を提供しています。この記事では、CSVデータを受け取って可変QRコードラベルを印刷しているラベル印刷会社が、顧客の受発注システムとの連携や、印刷後の個体管理まで提案できる体制を作りたいと考えた相談事例を紹介します。

今回の相談は、顧客からCSVファイルを受け取り、QRコードを含むラベルを印刷して納品するという従来の業務から、もう一歩踏み込めないかという課題から始まりました。

顧客側では、受発注システムから必要なデータを出力し、担当者が印刷会社の指定形式に合わせてCSVファイルを作り直し、その都度メールや入稿画面から印刷を依頼していました。

この手作業をシステム連携によって自動化し、さらに印刷したQRコードを個体管理、在庫管理、貸出管理、トレーサビリティなどへ活用できれば、印刷会社としての提案価値を高められるのではないか。このような事業拡大の相談に対して、ハネソルが提案した連携方法を解説します。

1. ラベル・バリアブル印刷会社からの相談

1-1. 相談者は営業部門の責任者

ご相談いただいた想定の担当者は、ラベル印刷会社の営業責任者です。

同社では、商品ラベル、管理ラベル、注意表示ラベル、バーコードラベル、QRコードラベルなどを取り扱い、1枚ごとに異なる文字、番号、バーコード、QRコードを印刷するバリアブル印刷にも対応しています。

印刷技術、用紙や粘着材の選定、表面加工、耐久性、印刷品質については豊富な知見があります。一方で、顧客の業務システムとのAPI連携や、印刷後のQRコードを使ったクラウド運用については、自社だけで対応することが難しいという課題を感じていました。

1-2. 印刷物の納品だけでは、顧客の新しい要望に応えにくい

従来は、顧客から印刷用のCSVファイルを受領し、その内容をもとに可変QRコードを生成して、ラベルを印刷・検品・納品する流れが中心でした。

しかし、顧客から寄せられる相談は、次第に印刷工程だけでは完結しなくなっていました。

• 受発注システムから印刷会社へデータを自動で渡したい
• 毎回CSVファイルを作成して入稿する作業をなくしたい
• 発行済みのQRコードと商品情報をデータベースで紐づけたい
• ラベルを貼った商品が、いつ、どこへ出荷されたか記録したい
• QRコードの読み取り履歴を個体単位で確認したい
• 印刷後の在庫管理やトレーサビリティまで相談したい

このような相談に対して、従来は「CSVファイルをご用意いただければ印刷できます」と回答することしかできず、システム連携を含む案件については断らざるを得ない状態でした。

2. 現在の業務は、CSVファイルの受け渡しから始まっていた

2-1. 顧客側で印刷用CSVを作成していた

顧客が利用している受発注システムには、商品コード、注文番号、製造番号、納品先、数量、出荷予定日などのデータが保存されています。

ところが、そのデータをそのまま印刷会社へ渡せるとは限りません。顧客の担当者は、受発注システムからデータを出力し、必要な列だけを残し、列名や並び順を印刷会社の指定形式に合わせて編集していました。

その後、完成したCSVファイルをメールや入稿フォームで送り、印刷会社側で内容を確認してから、可変QRコードラベルの製造を開始していました。

2-2. 継続案件ほど、同じ手作業が繰り返される

この方法でも印刷はできます。しかし、毎週、毎月、あるいは注文が発生するたびに追加印刷を行う案件では、同じ作業が繰り返されます。

顧客側ではCSV出力、加工、確認、送信が必要です。印刷会社側でも、ファイルの受領、形式確認、文字化けや空欄の確認、重複データの確認、入稿履歴の管理が発生します。

手作業が多いほど、古いファイルの再送、列のずれ、文字コードの違い、同一データの重複入稿、印刷漏れといった問題も起きやすくなります。

3. 営業責任者が感じていた事業拡大の壁

3-1. 顧客の相談が、印刷工程の外側へ広がっていた

印刷会社にとって、印刷品質や納期、価格、素材の提案は重要な競争力です。

一方で、可変QRコードを依頼する顧客の目的は、QRコードそのものを印刷することではありません。そのQRコードを使って、商品を識別する、工程を記録する、入出庫を管理する、利用者へ情報を提供するなど、印刷後に行う業務が本来の目的です。

営業責任者は、顧客の相談がシステム領域へ広がるたびに、その先を提案できないことを事業拡大の壁として感じていました。

3-2. 印刷とシステムを一体で提案できれば、価格以外の価値を作れる

ラベル印刷だけを比較される場合、価格、納期、最低ロット、素材、加工方法などが主な比較項目になります。

しかし、顧客システムからのデータ連携、QRコードの発行、ラベル印刷、読み取り後のデータ管理までを一体で提案できれば、単なる印刷物の受注とは異なる価値を提供できます。

継続的な印刷案件に加えて、顧客の業務フローに深く関わることができれば、他社への切り替えが起きにくい関係を構築できる可能性もあります。

4. 相談担当者の生の声

4-1. 印刷技術はあるが、クラウド連携の知見が乏しい

想定される相談内容を、担当者の言葉として整理すると次のようになります。

「弊社はラベル印刷やバリアブル印刷の技術を持っていますが、印刷用ソフトウェアをはじめ、クラウド連携やQRコードを印刷した後の運用については、十分な知見がありません。印刷業とシステムをどのように組み合わせられるのか、一度相談したいと考えています。」

4-2. 顧客から、CSV入稿を自動化できないかと相談された

「現在は、お客様からCSVデータをお預かりし、その内容をもとに印刷物を納品することが事業の中心です。」

「ある継続案件では、お客様が自社の受発注システムからデータを出力し、毎回手作業で印刷用CSVを作成したうえで、個別に印刷を発注されています。お客様から、この一連の作業をシステム連携によって自動化できないかと相談を受けました。」

「現状、弊社ではCSVファイルを受領してからの対応しかできないため、システム連携を含むご要望についてはお断りしている状況です。」

4-3. 自動化を新しい提案価値につなげたい

「お客様のシステムと連携できれば、毎回QRコードの可変データCSVをやり取りする必要がなくなり、発注から印刷までをスムーズにできると考えています。」

「それだけでなく、印刷後のQRコードを個体管理やトレーサビリティに活用できれば、弊社の提案価値を高め、新しい取引先を開拓するきっかけにもできるのではないかと思っています。」

「そこで、QRコードを使ったクラウドサービスの開発・運用実績があるハネソルさんを知り、協業できないかと考えて相談しました。」

5. ハネソルから提案した役割分担

5-1. 印刷の専門領域とシステムの専門領域を分担する

ハネソルから提案したのは、印刷会社が無理にシステム開発部門を持つのではなく、両社の専門領域を分担する方法です。

印刷会社は、顧客との関係や印刷仕様の提案を維持します。ハネソルは、その裏側でシステム部分を担当します。

顧客から見た窓口を印刷会社に一本化し、ハネソルが表に出ない形で支援することもできます。反対に、技術的な打ち合わせが必要な場面では、印刷会社とハネソルが共同で顧客へ説明する方法もあります。

5-2. 最初に顧客の受発注システムとCSVの内容を確認する

システム連携を検討する際は、最初に顧客が現在使用している受発注システムと、そこからどのようなデータを出力しているかを確認します。

確認する主な内容は次のとおりです。

• 使用中の受発注システムや基幹システムの名称
• 現在出力しているCSVファイルの項目と形式
• 印刷に必要な項目と、印刷しない管理用項目
• 注文が確定するタイミング
• 追加、変更、キャンセルが発生する条件
• 同一データの重複発注を防ぐための識別番号
• 顧客システムが利用できるAPIやWebhookの有無
• 印刷会社側から返却する必要がある受付・進捗・出荷情報

6. 顧客システムとの連携方法

6-1. APIが利用できる場合は、受発注データを自動取得する

顧客の受発注システムに外部連携用のAPIが用意されている場合は、ハネソル側のシステムから必要な注文データを取得する方法を検討できます。

注文が確定したデータだけを取得し、印刷に必要な形式へ変換します。そのデータをもとにQRコードを発行し、印刷会社が利用できる入稿データを自動生成します。

印刷受付、製造開始、出荷完了などの状態を顧客システムへ返せるAPIがあれば、双方向の連携も検討できます。

6-2. APIがない場合も、段階的な自動化を検討する

すべての受発注システムにAPIが用意されているわけではありません。

APIがない場合は、顧客システムから定期的に出力されるCSVを所定の場所へ保存し、自動で取り込む方法や、専用の入稿画面からアップロードする方法を検討します。

完全な自動連携が難しい場合でも、CSVの列変換、入力チェック、重複確認、QRコード画像の生成、印刷用データの出力までを自動化すれば、現在の手作業を大きく減らせる可能性があります。

6-3. 案件ごとのAPI仕様に基づいてデータ授受を支援する

API連携は、接続先のシステムによって仕様が異なります。認証方法、取得できるデータ、通信のタイミング、エラー時の再送、重複防止、連携件数などを確認しなければなりません。

ハネソルでは、顧客システムのAPI仕様書や現在のCSVデータを確認し、どの範囲まで自動化できるかを案件単位で整理します。

そのうえで、必要なデータの取得、印刷用データへの変換、QRコード発行、印刷会社へのデータ提供までの流れを設計します。

7. システム連携後の受発注フロー

API連携が可能な場合、受発注から印刷までの流れは次のように整理できます。

1. 顧客の受発注システムで注文が確定する
2. ハネソル側の連携システムが対象データを取得する
3. 注文番号や商品番号を使って重複発注を確認する
4. 商品や個体ごとにユニークなQRコードを発行する
5. ラベル印刷会社の仕様に合わせて印刷用データを生成する
6. ラベル印刷会社がデータを確認し、印刷・検品を行う
7. 完成したラベルまたは印刷物を顧客へ納品する
8. 必要に応じて受付状況や出荷情報を顧客システムへ返す

この流れを構築することで、顧客担当者が毎回CSVファイルを加工し、印刷会社へ送信する作業を減らせます。

また、どの注文データから、どのQRコードが発行され、いつ印刷され、どこへ納品されたかを関連付けて管理しやすくなります。

8. 印刷後のQRコード運用も支援できる

8-1. QRコードの発行と印刷は、運用の入口

可変QRコードをラベルに印刷した時点で、業務が完了するとは限りません。

顧客が本当に実現したいのは、印刷されたQRコードを使って、商品、部品、容器、設備、書類などを個別に識別し、その後の状態や移動履歴を管理することです。

ハネソルでは、印刷前のデータ連携だけでなく、印刷後のQRコードを使った業務運用も支援できます。

8-2. 個体管理やトレーサビリティへ展開する

QRコードごとに異なる識別情報を持たせ、キューRクラウドのデータと紐づけることで、次のような運用へ展開できます。

• 商品の製造番号、ロット番号、出荷先の管理
• 部品や資材の入庫、出庫、使用履歴の記録
• レンタル品や備品の貸出・返却管理
• 容器や通い箱の所在・回収管理
• 製造工程や検査工程の通過記録
• 保守、点検、交換履歴の記録
• 受付、入退場、チケット確認への活用
• 購入者向けの商品情報、説明書、保証登録の表示

8-3. 印刷会社の提案範囲を、印刷前後へ広げる

印刷会社が顧客から「QRコードを印刷したい」と相談されたとき、印刷仕様だけでなく、QRコードを何に使うのかまで確認できれば、新しい提案につながります。

印刷前には、受発注システムとのデータ連携やQRコードの一括発行があります。印刷後には、読み取り履歴、個体管理、在庫管理、トレーサビリティ、通知、管理画面があります。

この前後の工程をハネソルが支援することで、ラベル印刷会社は、印刷物の納品だけでなく、顧客業務の改善まで含めた相談窓口になれます。

9. 共同提案によって期待できること

9-1. 顧客側の手作業を減らせる

受発注システムと印刷工程を連携できれば、顧客側で行っていたCSV出力、加工、送信、再確認などの作業を削減できます。

発注頻度が高い案件ほど、1回あたりの作業時間だけでなく、確認や修正にかかる時間も積み重なります。自動化によって、顧客と印刷会社の双方が本来の業務へ集中しやすくなります。

9-2. 継続案件を受注しやすくなる

システム連携は、単発の印刷案件よりも、定期的または継続的に追加発注が発生する案件に向いています。

一度連携の仕組みを構築すると、顧客は同じ流れで継続発注できます。印刷会社にとっても、毎回ゼロからデータを確認する負担を減らしながら、継続的な印刷受注につなげられる可能性があります。

9-3. 「印刷後まで相談できる会社」として差別化できる

可変QRコードの印刷に対応できる会社は複数あります。

その中で、顧客システムとの連携や、QRコードを使った個体管理まで相談できる体制があれば、価格や納期だけではない違いを作れます。

印刷会社がシステムを自社開発する必要はありません。案件に応じて外部のシステム会社と連携できる体制を持つこと自体が、営業上の強みになります。

10. 導入前に確認しておきたいこと

10-1. どこまでを自動化するのか

「システム連携」といっても、対象範囲は案件によって異なります。

注文データの取得だけを自動化するのか。QRコード発行まで行うのか。印刷用データを自動生成するのか。印刷進捗や出荷情報を顧客へ返すのか。印刷後の読み取り履歴まで管理するのか。

最初からすべてを自動化するのではなく、作業量が多い部分やミスが起きやすい部分から段階的に進める方法もあります。

10-2. QRコードと印刷データを何で紐づけるのか

可変QRコードを個体単位で管理する場合は、注文番号、明細番号、商品コード、シリアル番号、ロット番号など、重複しない識別情報が必要です。

この識別情報を、顧客システム、ハネソル側のデータベース、印刷用データの間で共通して扱えるようにします。

識別番号の設計が曖昧なまま連携すると、再発注や追加印刷の際に、同じQRコードを再利用するのか、新しいQRコードを発行するのか判断できなくなるため、事前の整理が重要です。

10-3. エラーや変更が発生したときの運用を決める

実際の受発注業務では、注文内容の変更、キャンセル、数量変更、再印刷、印刷不良、納期変更などが発生します。

自動連携では、正常なデータの流れだけでなく、エラーや変更が発生した場合に、誰が確認し、どの時点まで戻して処理するかを決めておく必要があります。

システムだけで完全に処理しようとせず、例外時には担当者が確認できる管理画面や通知を用意する設計が現実的です。

11. 小さく始めるなら、1社・1案件から連携を試す

11-1. 継続発注がある既存顧客を対象にする

最初から印刷会社のすべての顧客や印刷案件をシステム化する必要はありません。

まずは、同じ形式のQRコードラベルを定期的に発注している既存顧客や、CSV作成の負担について具体的な相談が出ている1案件を対象にする方法が現実的です。

実際の業務フローとデータを確認し、小規模な試作を行うことで、連携に必要な項目や例外処理を具体化できます。

11-2. CSV連携から始め、必要に応じてAPIへ進む

顧客システムのAPI利用に時間がかかる場合は、最初に専用画面へのCSVアップロードと、印刷用データの自動変換から始める方法もあります。

その運用でデータ項目や処理手順を確定し、発注件数が増えた段階でAPI連携へ切り替えれば、初期の開発範囲を抑えながら段階的に自動化できます。

12. まとめ：印刷前と印刷後をシステムでつなぐことで、ラベル印刷の価値を広げられる

今回の想定事例は、顧客からCSVファイルを受領し、可変QRコードラベルを印刷しているラベル印刷会社が、受発注業務の自動化と事業拡大を検討する相談でした。

顧客側では、受発注システムからデータを出力し、印刷用CSVへ手作業で加工して、印刷会社へ個別に発注していました。継続案件では同じ作業が繰り返され、顧客と印刷会社の双方に確認や修正の負担が発生します。

顧客の受発注システムにAPIがある場合は、注文データの取得、QRコードの発行、印刷用データの生成までを連携できます。APIがない場合でも、CSVの自動取込や専用入稿画面を使って、段階的に作業を減らすことができます。

さらに、QRコードを印刷した後は、個体管理、在庫管理、貸出管理、工程管理、保守点検、トレーサビリティなどへ展開できます。

ラベル印刷会社は、素材、粘着材、加工、印刷、検品、納品を担当します。ハネソルは、その裏側でデータ連携、QRコード発行、クラウドデータベース、管理画面、API、印刷後の運用を支援します。

両社が専門領域を分担することで、印刷会社は自社でシステム開発部門を持たなくても、顧客から寄せられるシステム連携の相談に対応できるようになります。

QRコードの印刷をゴールにするのではなく、印刷前のデータ受け渡しから、印刷後の業務運用までを一つの流れとして考えることが、ラベル・バリアブル印刷の新しい提案価値につながります。