建設資材の展示会で、来場受付と約150社のブース訪問をQRコードで記録した事例

展示会では、会場に誰が来たかに加え、各出展メーカーのブースを誰が訪れたかも把握したいという要望があります。今回は、建設資材の卸売業者が主催する展示会で、招待者に配布した個別QRコードを会場入口と各ブースで読み取り、来場・訪問の記録を取った導入事例です。

1. 卸売業者が主催し、取引先メーカーが出展する展示会

ご相談いただいたのは、首都圏を中心に建設系の資材を扱う卸売業者です。足場、脚立、踏み台、台車、スロープ、移動式足場など、工事で一時的に使用する仮設系の機材を幅広く扱っています。

卸売業者が展示会場を借り、自社の名前でイベントを主催します。その会場に、仕入れ先であるメーカーがそれぞれブースを設け、卸売業者の取引先である工事業者を招待する形式でした。

2. 来場の有無と、訪問したブースを記録したい

主催者が知りたいのは、招待したお客様が実際に来場したか、いつ会場に到着したか、さらにどのメーカーのブースを訪問したかという情報でした。

出展メーカーにも、自社ブースを訪れた工事業者の情報を提供したいという要望がありました。会場受付の記録だけでなく、出展者ごとの訪問記録を残す必要がありました。

• 招待者のうち、誰が来場したかを確認する。
• 会場入口での読み取り時刻を記録する。
• 誰が、どのメーカーのブースを、いつ訪問したかを記録する。
• 出展者別に訪問者データを抽出し、情報提供につなげる。

今回の対象は来場とブース訪問の記録です。退場時の読み取りは行っておらず、会場やブースの滞在時間を計測する運用ではありません。

3. 就職セミナーでの相談と共通する仕組みをご提案

ハネソルからは、商工会議所などの就職セミナーで、学生の来場と各企業ブースへの訪問を記録する相談と、仕組みが共通していることをご説明しました。

来場者ごとにQRコードを割り当て、会場受付と各ブースで同じQRコードを読み取れば、来場者と読み取り先を結び付けて記録できます。イベントの業種が異なっても、「誰が、いつ、どの受付・ブースに来たか」という記録の考え方は共通です。

招待名簿があるため、登録フォームを新たに用意する必要はない

まず確認したのは、来場者をどのように募集するかでした。主催者にはすでに招待名簿があり、招待対象が決まっていました。

そこで、既存名簿をシステムに登録し、メールアドレスのある招待者へ個別のQRコードを一斉送信する方法をご案内しました。来場者にWebフォームであらためて情報を入力してもらう工程を設けず、既存の招待情報を活用する設計です。

4. 会場入口と各ブースで、同じ来場者QRコードを読み取る

1. 主催者が招待名簿をもとに来場者データを登録する。
2. 来場者ごとのQRコードを発行し、メールで事前に配布する。
3. 当日、来場者が持参したQRコードを会場入口で読み取り、来場を記録する。
4. 各メーカーのブースの担当者が来場者のQRコードを読み取り、記録する。
5. 主催者が出展者別にデータを抽出し、訪問者リスト提供につなげる。

会場受付はPCとバーコードリーダーを使用

会場入口では、PCとバーコードリーダーを使ってQRコードを読み取る構成としました。来場者は事前に配布されたQRコードを提示し、受付スタッフが読み取ります。

出展者にはゲストアカウントを発行

各出展メーカーの担当者には、読み取り用のゲストユーザーアカウントを発行しました。担当者がそのアカウントにログインして来場者のQRコードを読み取ることで、主催者はゲストアカウント単位で訪問記録を抽出できます。

各ブースではスマートフォンによる読み取りを想定しています。主催者が提供したのはゲストアカウントであり、読み取り機器は出展者側で用意する構成でした。実際に各社が使用した機器の内訳までは確認していません。PCとバーコードリーダーを使う方法も選択できます。

5. 出展者ごとの訪問者リストを、主催者から提供する運用

イベント終了後は、主催者がゲストアカウント単位で訪問者データを抽出し、各出展メーカーに自社ブースの訪問者リストを個別に送る運用としました。

主催者からは、来場者情報を出展者へ提供することについて、事前に来場者の同意を得ていると伺っています。提供する情報の具体的な項目や、同意取得の画面・文面までは本記事では扱っていません。

6. 1日限りのイベントに合わせ、運用相談を含めて一式で見積もり

費用については、約150社の出展メーカーにアカウントを提供する規模を踏まえ、開催前の運用相談・コンサルティングも含めて、イベント一式として見積もりを行いました。

単純にアカウント数へ単価を掛ける料金設定ではなく、1日限りの開催に必要な準備と運用支援を含めたものです。既存の招待名簿を活用でき、Webフォームの作成や大きなカスタマイズを必要としない点も、提案時の前提となりました。

7. イベントは終了し、目的のデータを記録できたことを確認

キューRクラウドを導入してイベントを実施し、主催者からは、トラブルなくQRコードを読み取れたとの報告を受けています。会場への来場と各ブースへの訪問について、目的のデータを記録できたことを確認しました。

最終的な来場者数、受付時間の短縮量、出展メーカーの営業成果などはヒアリングしていないため、数値による効果は掲載していません。

この事例の特徴は、すでにある招待名簿と来場者ごとのQRコードを使い、会場受付と各ブースの訪問記録を一つの流れにしたことです。出展者ごとに読み取りアカウントを用意することで、主催者が訪問者情報を出展者別に整理する運用につなげました。