現場で紙に記入した報告書を事務所でExcelに転記しています。この二重作業をなくすにはどうすればよいですか？

現場で紙に記入した報告書を、事務所に戻ってからExcelへ転記しているのであれば、現場から直接データを入力する仕組みに変更することで、二重作業をなくすことができます。

そのために、必ずしも新しい業務システムを一から開発する必要はありません。

現在利用しているExcelのデータ構造や報告書の内容によっては、Googleスプレッドシートを活用する方法もありますし、専用のWebフォームを用意する方法もあります。

ハネソルでは、こうした業務改善に対して、まず現在のExcelを活用できないかを検討し、必要な機能だけをWeb化する方法をご提案しています。

Googleスプレッドシートを使えば手軽に始められます

比較的簡単に始められる方法として、Googleスプレッドシートの活用があります。

現在利用しているExcelファイルをGoogleドライブにアップロードし、Googleスプレッドシートとして利用する方法です。

Googleスプレッドシートであれば、インターネット経由でデータにアクセスできるため、現場からスマートフォンやタブレットを使って直接入力することができます。

例えば、次のような運用が考えられます。

1. 現在のExcelファイルをGoogleドライブにアップロードする
2. Googleスプレッドシートとして利用できるようにする
3. 共有URLを発行する
4. 共有URLをQRコードに変換する
5. 現場担当者がQRコードを読み取り、直接データを入力する

この方法であれば、現場で紙に記入する代わりに、最初からGoogleスプレッドシートへ入力できます。

事務所に戻ってから改めてExcelへ転記する必要がなくなるため、比較的手軽に二重作業を解消できます。

ただし、共有URLの取り扱いには注意が必要です。

Googleドライブでは、共有する相手や編集権限を設定できますが、「リンクを知っている全員」に編集権限を与えると、URLを入手した第三者が編集できる可能性もあります。

業務で利用する場合には、報告内容に応じて適切な共有範囲とアクセス権限を設定することが大切です。

また、元のExcelが複雑な計算式や特殊なレイアウトを多用している場合、Googleスプレッドシートへ移行しても、そのまま同じように利用できるとは限りません。

スマートフォンからの入力にはWebフォームが適しています

Googleスプレッドシートを利用すれば二重入力は解消できますが、現場での操作性という点では、必ずしも最適とは限りません。

特に、商品一覧や報告書のように横方向に多くの項目が並んでいる場合、スマートフォンでは画面を左右にスクロールしながら入力する必要があります。

また、入力するセルを選択する操作も、スマートフォンでは負担になることがあります。

そこでハネソルがおすすめしているのが、Webフォームを利用した入力方式です。

Webフォームとは、Webサイトのお問い合わせフォームのように、必要な項目を順番に入力して送信する仕組みです。

例えば、現場の作業報告書であれば、次のような入力項目を用意できます。

• 作業日
• 現場名
• 作業担当者
• 作業内容
• 作業時間
• 備考・申し送り事項

こうした項目をスマートフォンで入力しやすい画面に配置すれば、現場担当者はExcelの表を直接操作する必要がありません。

入力したデータはWebデータベースに保存されるため、事務所側でもその内容を確認できます。

Excelのセルを操作する方式から、必要な情報だけを入力する方式へ変更することで、現場での操作負担も軽減できます。

キューRクラウドならExcelからWebフォームを作成できます

ハネソルでは、ExcelのWeb化や現場からのデータ入力に対応する方法として、キューRクラウドの活用をご提案しています。

キューRクラウドは、QRコードを活用した業務管理を中心とするクラウドサービスですが、Excelデータの取り込みやWebフォームの作成にも対応しています。

例えば、現在Excelで管理している報告項目が、1行目に項目名、2行目以降にデータが並ぶようなシンプルな形式であれば、そのデータ構造を活用できます。

ExcelファイルをキューRクラウドにアップロードし、取り込んだ項目をもとにWebフォームを作成する方法です。

これにより、現在利用しているExcelの項目を活かしながら、スマートフォンから入力しやすい画面を用意できます。

WebフォームのURLをQRコードにして現場へ掲示しておけば、担当者はスマートフォンで読み取るだけで入力画面へアクセスできます。

現場で入力した情報がクラウド上に保存されるため、紙の報告書を事務所へ持ち帰り、改めてExcelに入力する必要がなくなります。

ただし、Excelの複雑な書式や計算式まで、そのままWebフォームに変換できるわけではありません。データの項目や構造によっては、事前の整理が必要です。

写真やPDFファイルも報告書に添付できます

紙の報告書をWeb化するメリットは、単に文字情報を入力できることだけではありません。

例えば、建設現場や設備点検などの業務では、作業内容と一緒に現場写真を提出したい場合があります。

また、関連資料や検査結果などをPDFファイルとして添付したいケースも考えられます。

キューRクラウドのWebフォームでは、こうした写真やPDFファイルのアップロードにも対応しています。

写真やPDFファイルの添付は、有料プランで利用できる標準機能です。無料プランでは利用できません。

例えば、現場で撮影した写真をそのまま報告書に添付すれば、紙の報告書とは別に写真データをメールで送ったり、事務所でファイルを整理したりする作業を減らせます。

現場で入力する報告内容と関連ファイルをまとめて管理できるため、報告業務全体の改善にもつながります。

現在のExcelを活用しながら、必要な部分だけWeb化できます

Excelで作成した報告書をWeb化すると聞くと、現在の管理方法をすべて廃止し、新しいシステムを開発しなければならないと考えるかもしれません。

しかし、必ずしもそうではありません。

例えば、現在のExcelが報告内容を一覧表として管理するためのものであれば、そのデータ構造を活用しながら、現場からの入力部分だけをWebフォームに変更する方法が考えられます。

現場担当者はスマートフォンで報告し、事務所側はクラウド上で内容を確認するという運用です。

また、必要に応じて登録されたデータをExcelやCSV形式で出力し、従来の業務に活用することもできます。

もちろん、現在の報告書に複雑な計算処理や特殊な帳票出力が含まれている場合には、追加の開発が必要になることもあります。

大切なのは、現在のExcelをそのまま再現することではなく、紙への記入とExcelへの転記という二重作業を、どのように解消するかという目的です。

そのため、既存の仕組みで対応できる部分は活用し、必要な機能だけをWeb化する方法が適していると考えています。

まずは現在の報告書を確認するところから始めましょう

現場で紙に記入し、事務所でExcelへ転記する業務は、入力する場所と管理する場所が分かれているために発生している二重作業です。

現場から直接データを登録できるようになれば、この転記作業をなくすことができます。

ただし、現在使用している報告書の内容や、現場担当者の操作環境によって、適した方法は異なります。

Googleスプレッドシートで十分な場合もあれば、スマートフォンで入力しやすいWebフォームを用意した方がよい場合もあります。

ハネソルでは、現在のExcelや紙の報告書を確認し、既存の仕組みを活用できるかどうかを含めて検討しています。

キューRクラウドのWebフォーム機能については、以下の記事でも具体的な利用方法をご紹介しています。

Excelから作る！WEBフォームとQRコードの使い方

現場からの報告業務を改善したい、紙からExcelへの転記作業をなくしたいとお考えでしたら、現在お使いの報告書やExcelの内容をもとにご相談ください。

すべてを新しく作り直すことを前提とせず、今ある仕組みを活かした改善方法をご提案します。