Excelの管理表を複数人で使っていますが、上書きや入力ミスが発生します。今のExcelを活かして改善できますか？

はい、現在のExcelで管理しているデータを活かしながら、複数人で安全に利用できる仕組みへ改善することは可能です。

方法としては、OneDrive上でExcelの共同編集機能を利用する方法や、Googleスプレッドシートに移行する方法があります。

さらに、日常的に複数人が同じ管理データを更新する業務であれば、ExcelのデータをWebデータベースへ移行する方法もおすすめです。

ハネソルでは、単に複数人で同時に編集できることだけでなく、誰がいつデータを更新したのかを管理し、他の利用者による更新を知らないまま上書きしてしまう事故を防ぐことも重要だと考えています。

従来のExcelでは複数人による同時編集に制約がありました

従来、社内LANの共有フォルダなどに保存されたExcelファイルは、基本的に一人ずつ編集する運用が一般的でした。

例えば、AさんがExcelファイルを開いて編集している間、Bさんが同じファイルを開こうとすると、読み取り専用で開くように案内される場合があります。

これは、複数人がそれぞれ同じファイルを編集し、後から保存した内容によって先に保存した内容が失われることを防ぐためです。

そのため、Aさんが編集を終えてファイルを閉じてから、Bさんが開いて編集するという使い方が行われてきました。

しかし、複数人が頻繁にデータを入力する業務では、誰かがファイルを閉じるまで待たなければならず、業務が滞ることがあります。

OneDriveやGoogleスプレッドシートなら共同編集ができます

現在のExcelには、OneDriveやSharePointなどを利用して、複数人が同じファイルを共同編集できる機能が用意されています。

また、Googleスプレッドシートも、複数人がWebブラウザから同じデータを編集できるサービスです。

そのため、複数人でExcelの管理表を利用している場合、まずはこうしたクラウドサービスの共同編集機能を検討する方法があります。

既存のExcelを大きく変更せずに運用を改善できる可能性があり、新しい業務システムを開発する必要もありません。

ただし、利用しているExcelのバージョンやファイルの保存場所、計算式やマクロなどの構成によっては、共同編集が利用できなかったり、編集内容の競合や同期の問題が発生したりする場合があります。

また、共同編集ができるようになったとしても、入力ミスや誤操作がなくなるわけではありません。

複数人が同時に編集できることと、業務データを安全に更新できることは、必ずしも同じではありません。

複数人で頻繁に更新する管理表は、Webデータベース化も有効です

ハネソルでは、複数人で日常的に更新するExcelの管理表について、Webデータベース化をおすすめする場合があります。

Webデータベースとは、Excelのように一つのファイルを開いて操作するのではなく、Webブラウザからデータベースにアクセスし、必要な情報を登録・検索・更新する仕組みです。

例えば、商品管理台帳や備品管理台帳、現場の作業管理表などが該当します。

Webデータベースであれば、複数の担当者がそれぞれ自分のパソコンやスマートフォンからアクセスできます。

また、ログイン機能を組み合わせることで、誰がデータを操作しているのかを識別できます。

ただし、Webシステムにすれば、自動的にすべての上書きミスが防げるわけではありません。

重要なのは、複数人が同じデータを編集した場合に、どのような制御を行うかという点です。

他の利用者が先に更新したことを検知する仕組み

ハネソルが提供するキューRクラウドでは、複数人によるデータ更新を想定した仕組みを備えています。

その一つが、他の利用者によってデータが先に更新されたことを検知し、意図しない上書きを防ぐ機能です。

例えば、次のようなケースを考えてみます。

① Aさんが管理データを開く

Aさんが商品管理台帳のデータを開き、内容を確認しながら編集を始めました。

② Bさんも同じデータを開く

Aさんがまだ保存していない間に、Bさんも同じ商品データを開いて編集を始めました。

この時点では、AさんもBさんも、更新前の同じ情報を見ています。

③ Bさんが先に保存する

Bさんが編集を終え、先に保存しました。

これにより、データベースにはBさんが更新した内容が反映されます。

しかし、Aさんの画面には、まだBさんが更新する前の古い情報が表示されています。

④ Aさんが保存しようとする

ここでAさんが、そのまま保存するとどうなるでしょうか。

単純な上書き処理であれば、Bさんが先ほど更新した内容が、Aさんの古いデータによって上書きされてしまう可能性があります。

キューRクラウドでは、このような状況を検知する仕組みを備えています。

Aさんが保存しようとした際、別の利用者が先にデータを更新していることを検知し、警告を表示します。

これにより、Aさんはそのまま上書きするのではなく、一度最新のデータを読み直し、Bさんが更新した内容を確認してから編集をやり直すことができます。

この仕組みは、データを開いたときと保存するときの状態を確認し、途中で他の更新が行われていないかを判定するものです。

複数人が同じデータを扱う業務では、こうした細かな制御が重要になります。

誰が、いつ、どのデータを更新したのかも確認できます

複数人で管理データを利用する場合、上書きミスを防ぐことに加えて、更新履歴を確認できることも重要です。

例えば、商品原価や在庫数などが想定と異なる数値になっていた場合、いつ、誰が、そのデータを更新したのかを確認できれば、原因を調べやすくなります。

キューRクラウドでは、ログインしたユーザーによるデータの更新履歴を記録する機能を標準で備えています。

そのため、更新したユーザーや更新日時、対象となるデータを確認できます。

もちろん、OneDrive上のExcelやGoogleスプレッドシートにも、変更履歴やバージョン履歴を確認する機能があります。

キューRクラウドの特徴は、業務データの更新を、ログインユーザーと結び付けて管理できることです。

誰がどのデータを操作したのかを把握できる仕組みは、複数人で管理表を運用するうえで役立ちます。

入力ミスを減らすには、入力画面の工夫も重要です

ここまで説明した更新制御は、他の利用者が変更したデータを誤って上書きすることを防ぐためのものです。

一方、数字の入力間違いや項目の選択間違いなどは、別の問題です。

例えば、商品原価を1,200円と入力するべきところを、誤って12,000円と入力した場合、更新の競合を検知する仕組みだけでは防げません。

こうした入力ミスを減らすためには、入力画面そのものを工夫する必要があります。

例えば、自由入力ではなく選択式にする、必須項目を設定する、数値の入力範囲を制限するなどの方法が考えられます。

Excelでも入力規則などを利用できますが、Webシステムであれば、業務内容に合わせた入力画面を設計することが可能です。

ハネソルでは、日々の業務で利用するシステムだからこそ、文字の大きさや入力フォームの配置、ボタンの操作性といった細かな部分も重要だと考えています。

単にExcelをWeb化するだけではなく、利用者が入力しやすく、間違えにくい仕組みにすることも大切です。

今のExcelを活かしてWebデータベースへ移行できます

Excelの管理表をWeb化する場合、必ずしもすべての機能を最初から開発する必要はありません。

キューRクラウドでは、Excelファイルをアップロードし、管理しているデータをWebデータベースとして取り込むことができます。

例えば、1行目に項目名、2行目以降にデータが並んでいるような商品台帳や備品管理表などであれば、そのデータ構造を活用できます。

取り込み後は、複数の担当者がそれぞれのログインアカウントからアクセスし、データを検索・更新する運用が可能です。

また、先ほどご紹介した更新競合の検知機能や更新履歴の管理も利用できます。

ただし、Excelの複雑な計算式やマクロ、特殊なレイアウトまで、そのままWebシステムに変換できるわけではありません。

まずは現在のExcelがどのような構造になっているかを確認する必要があります。

新しいシステムをゼロから開発する方法と比較して、キューRクラウドの既存機能を利用できれば、開発範囲や費用を抑えられる可能性があります。

Excelの共同編集でお困りの企業担当者様へ

Excelを複数人で利用する方法として、OneDriveやGoogleスプレッドシートなどの共同編集機能は有効な選択肢です。

管理するデータが比較的シンプルで、現在の操作方法に大きな問題がないのであれば、まずはこれらの方法を検討することをおすすめします。

一方、複数人が頻繁に同じデータを更新する業務や、更新者・更新日時の管理、意図しない上書きの防止を重視する業務では、Webデータベース化も選択肢になります。

ハネソルでは、現在のExcelデータを活かしながら、キューRクラウドの既存機能で対応できるか、必要な追加開発があるかを含めて検討しています。

大切なのは、単にExcelを別のシステムへ置き換えることではなく、複数人が安心してデータを更新できる環境を整えることです。

現在のExcel管理表で上書きミスや入力ミスが発生している場合には、どのような運用で問題が起きているのかをお聞かせください。

現在の管理方法を確認したうえで、できるだけ既存のデータや仕組みを活かした改善方法をご提案します。