会社の基幹システムは変更できませんが、一部の業務だけ新しいWebシステムに置き換える方法はありますか？

基幹システムを変更せずに、一部の業務だけを新しいWebシステムに置き換えることは可能です。ただし、既存の基幹システムとのデータ連携が重要なポイントになります。

今回のご相談では、「基幹システムは変更できない」という条件があります。

このことから、基幹システムと関係のある業務の一部を新しいWebシステムに置き換えながら、従来の基幹システムもそのまま使い続けたいというご要望ではないかと考えます。

その場合、新しいWebシステムで記録した情報を、どのように基幹システムへ受け渡すのかが大きな課題になります。

ハネソルでは、既存の基幹システムを無理に変更するのではなく、基幹システムに入力するまでの業務を改善し、必要なデータを連携させるという方法を検討したいと考えています。

基幹システムそのものを変更しなくても、周辺業務は改善できる可能性があります

企業の基幹システムには、会計や請求、販売管理、在庫管理など、会社の事業活動に関わる重要な情報が集約されていることがあります。

こうしたシステムは、さまざまな業務が連動しているため、一部の機能だけを簡単に変更できない場合もあるでしょう。

しかし、基幹システムそのものを変更できないからといって、その周辺で行われている業務まで変更できないとは限りません。

例えば、基幹システムに情報を登録する前の作業です。

現場で情報を収集したり、紙に記録したり、その内容を事務所へ持ち帰って入力したりする業務がある場合、その部分だけを新しいWebシステムに置き換える方法が考えられます。

基幹システムは従来どおり利用しながら、情報を収集する部分だけを新しくするという考え方です。

紙の伝票を事務所へ持ち帰って入力する業務を例に考える

例えば、メーカーや卸売業者などで、倉庫から商品の出荷を行う業務を考えてみます。

現在、倉庫で商品を出荷する際に、紙の伝票へ作業内容を記録しているとします。

そして、その伝票を事務所へ持ち帰り、担当者がパソコンから基幹システムに入力しているという業務です。

この場合、基幹システムに入力するまでの間に、紙への記入とパソコンへの再入力という作業が発生しています。

もし、倉庫で行っている記録作業をその場で電子化できれば、事務所へ持ち帰ってから改めて入力する作業を減らせる可能性があります。

このような業務であれば、基幹システム自体を作り直すのではなく、現場で情報を記録する部分だけをWebシステムとして新しくする方法が考えられます。

スマートフォンやQRコードで、現場の作業を電子化する

例えば、倉庫での作業時にスマートフォンを利用し、出荷した商品の情報をその場で登録する方法があります。

また、商品や伝票などにQRコードが付いているのであれば、そのQRコードを読み取って、対象となる商品や出荷情報を記録する方法も考えられます。

これまで紙に手書きしていた内容を、現場で直接電子データとして記録するという考え方です。

もちろん、QRコードを使うことが必須というわけではありません。

業務の内容によっては、スマートフォンから必要な項目を入力するだけでもよいでしょうし、センサーなどを利用して情報を収集する方法が考えられる場合もあります。

大切なのは、現場で発生した情報を、できるだけその場で電子データとして記録することです。

そして、その情報を基幹システムへ受け渡すことができれば、従来の基幹システムを変更せずに、入力前の業務を改善できる可能性があります。

最大のポイントは、基幹システムにデータを取り込む仕組みがあるかどうか

ここで重要になるのが、基幹システムと新しいWebシステムとのデータ連携です。

例えば、倉庫で新しく作ったWebシステムに出荷情報を登録できたとしても、その情報を最終的に基幹システムで利用するのであれば、データを受け渡す必要があります。

そのため、最初に確認したいのは、基幹システムに外部からデータを取り込むための仕組みが用意されているかどうかです。

例えば、APIやCSVファイルによる取り込み機能などが考えられます。

ただし、連携方法はAPIやCSVに限りません。

基幹システム側に外部とのデータ受け渡し機能が用意されており、そのインターフェース仕様が確認できるのであれば、その仕様に合わせた連携方法を検討できます。

一方、外部から必要なデータを登録する手段が用意されていない場合には、連携が難しくなる可能性があります。

したがって、新しいWebシステムを開発できるかどうかだけでなく、そのデータを基幹システムへ取り込めるかどうかが、実現可能性を判断する重要な条件になります。

基幹システムの仕様に合わせて、新しいWebシステム側でデータを加工する

データ連携を考える際、もう一つ重要なのが、基幹システム側の仕様に合わせるという考え方です。

基幹システムには、外部から受け付けるデータの形式や項目、登録方法などが定められている場合があります。

例えば、新しいWebシステムで記録した情報と、基幹システムが受け付ける情報では、データの項目や形式が異なることもあるでしょう。

その場合、新しいWebシステムで取得したデータを、基幹システム側が要求する形式に変換してから受け渡す方法を考えます。

つまり、既存の基幹システムに新しいWebシステムの仕様を合わせてもらうのではなく、新しく開発する側で基幹システムの仕様に合わせるということです。

ハネソルでは、このように既存システムのインターフェース仕様書を確認し、必要なデータの加工や変換を行うというカスタム開発も対応可能な範囲として考えています。

ただし、基幹システム側にデータを受け付ける機能があっても、すべての項目を自由に登録できるとは限りません。

今回必要となるデータを登録できるのか、そのためにどのような形式や処理が必要なのかについては、実際の仕様書を確認して判断する必要があります。

技術的にできることと、費用をかけて実現する価値があることは別です

仮に、既存の基幹システムと新しいWebシステムを連携させる方法が見つかったとしても、それだけで開発を進めるべきとは限りません。

例えば、紙の伝票を電子化することで、日々の入力作業を大きく減らせるのであれば、開発する価値があるかもしれません。

一方で、データ連携のために非常に複雑な仕組みが必要になり、多額の開発費用が発生するようであれば、改善による効果と費用が見合わない可能性もあります。

ハネソルでは、技術的にできるという理由だけで、開発を勧めることはしたくありません。

実際の業務でどれくらいの負担が発生しているのか、新しい仕組みによってどれだけ改善できるのか、そして実現するためにどの程度の費用が必要なのか。

こうした点を踏まえて、合理的な方法を考えることが大切だと考えています。

ハネソルでは、実際の業務を確認してから実現方法を判断します

今回のようなご相談では、基幹システムの仕様を確認するだけでは十分ではありません。

その基幹システムを使って、現在どのような業務を行っているのかを理解することも必要です。

例えば、倉庫でどのような情報を記録しているのか、その情報を誰がどのように基幹システムへ入力しているのか、どの部分に時間や手間がかかっているのか。

こうした実際の業務内容を確認することで、どの部分を新しいWebシステムに置き換えることが効果的なのかが見えてきます。

ハネソルでは、単に依頼された機能を開発するのではなく、実際の業務を理解したうえで、改善方法を検討することを大切にしています。

場合によっては、技術的に実現が難しいと判断することもあります。

また、技術的には実現できても、必要な費用に対して改善効果が小さい場合には、その点も率直にお伝えしたいと考えています。

無理に「できます」と回答するのではなく、できることとできないことを整理し、お客様にとって合理的な方法を一緒に考えていくことが、ハネソルの基本的な姿勢です。

まとめ：基幹システムを変更できなくても、その周辺業務は改善できる可能性があります

会社の基幹システムを変更できない場合でも、その一部の業務だけを新しいWebシステムに置き換える方法は考えられます。

例えば、紙の伝票に記録していた情報を、現場でスマートフォンやQRコードを利用して電子化し、そのデータを既存の基幹システムへ受け渡すという方法です。

このような仕組みであれば、基幹システムそのものを変更せずに、現場での情報収集や入力作業を改善できる可能性があります。

ただし、重要なのは基幹システム側にデータを取り込むための仕組みがあるかどうかです。

外部連携のインターフェース仕様が確認できれば、その仕様に合わせて新しいWebシステム側でデータを加工・変換する方法を検討できます。

基幹システムを変更するのではなく、基幹システムへ情報を届けるまでの業務を改善する。

これが、今回のようなご相談に対して、ハネソルが考える一つの方法です。

もちろん、どの業務を切り出せるのか、どのようなデータ連携が可能なのかは、現在のシステムの仕様によって異なります。

ハネソルでは、実際の業務内容と基幹システムの仕様を確認したうえで、技術的な実現可能性と費用対効果の両方から判断したいと考えています。

基幹システムは変更できないものの、その周辺にある紙の記録や手入力などの業務を改善したいとお考えであれば、まずは現在の業務の流れと、どの部分を新しくしたいのかをお聞かせください。

既存の基幹システムを活かしながら、どのような改善方法が考えられるのか、一緒に整理していければと思います。