現在Excelで管理している業務を、すべて作り直さずにWeb化する方法はありますか？

はい、Excelで管理している業務は、必ずしもすべてを作り直さなくてもWeb化できる場合があります。

ただし、重要なのは現在Excelを使って何をしているのかという点です。

名簿や商品一覧、備品台帳など、Excelをデータの管理に利用している場合は、Webシステムとの相性が非常によく、比較的スムーズに移行できる可能性があります。

一方、複雑な計算式や帳票作成など、Excel特有の機能を多用している場合には、別の方法を検討する必要があります。

ハネソルでは、現在Excelで管理しているデータを活用しながら、必要な機能だけをWeb化する方法をご提案しています。

名簿や商品一覧など、データ管理型のExcelはWeb化に適しています

Excelを使った業務管理には、さまざまな用途があります。

例えば、次のようなものです。

• 顧客名簿や社員名簿
• 商品一覧や商品原価リスト
• 建設現場の管理台帳
• 会社の備品管理台帳
• 取引先一覧や仕入先リスト
• 設備や機器の管理台帳

これらに共通しているのは、Excelをデータの保管・検索・更新に利用していることです。

一般的には、Excelの1行目に項目名を並べ、2行目以降にデータを入力しているケースが多いと思います。

例えば、商品管理であれば次のような形式です。

商品コード	商品名	原価	在庫数
A001	商品A	1,200	50
A002	商品B	2,800	20
A003	商品C	950	100

このような構造は、Webシステムで利用するデータベースの基本構造と非常によく似ています。

Excelではセルをダブルクリックしてデータを入力・修正しますが、Webシステムでは専用の入力フォームを使ってデータを登録・更新します。

操作方法は変わりますが、管理するデータの基本的な考え方は同じです。

そのため、Excelを一覧表として利用している業務は、Web化に非常に適していると考えています。

Excelの検索や別シートへのデータ表示もWeb化と相性がよい

Excelで管理しているデータを、オートフィルターで絞り込んだり、検索したりしている企業も多いと思います。

また、VLOOKUPやXLOOKUPなどの関数を利用して、別のシートから必要な情報を呼び出しているケースもあります。

例えば、商品一覧を管理しているExcelから、商品コードを指定して商品名や原価を別のシートに表示させる使い方です。

この仕組みは、Webシステムでデータベースから必要な情報を検索し、画面に表示する処理と基本的な考え方が共通しています。

Web化することで、例えば次のような操作が可能になります。

• 商品コードや商品名による検索
• 条件を指定したデータの絞り込み
• 登録済みデータの追加・修正・削除
• 必要な情報だけを抽出した一覧表示
• スマートフォンやタブレットからのデータ確認

Excelで実現していた検索や参照の仕組みは、Webシステムでも比較的実現しやすい機能です。

VBAを利用して検索や画面操作を自動化している場合も、その処理内容を確認し、Webシステムの機能として再構築できる可能性があります。

ただし、VBAのプログラムそのものをWeb上で動かすという意味ではありません。現在の処理内容を確認し、必要な機能をWebシステムとして実装するという考え方です。

計算や帳票作成が中心のExcelは、別の検討が必要です

一方、すべてのExcelが、そのままWebデータベースへの移行に適しているわけではありません。

例えば、次のような使い方です。

• 複雑な計算式を組み合わせた見積書
• 複数の計算結果を集計する管理表
• 集計結果をグラフ化した分析資料
• セルの配置や結合を多用した報告書
• Excelをワープロのように利用した文書

これらは、単純なデータ管理とは目的が異なります。

特に、Excelの各セルに計算式が設定されていたり、セルの配置そのものに意味があったりする場合、データをWebデータベースに取り込むだけでは、元の機能を再現できません。

もちろん、Webシステムでも計算処理やグラフ表示、帳票作成を実現することは可能です。

ただし、その場合は必要な計算方法や表示形式を確認し、個別に設計・開発する必要があります。

つまり、Excelで実現している業務をWeb化できるかどうかと、Excelファイルをそのままデータベースに取り込めるかどうかは、別の問題です。

まずは現在のExcelが、データ管理を目的としているのか、それとも計算や文書作成を目的としているのかを整理することが大切です。

キューRクラウドなら、ExcelデータをそのままWebデータベースとして活用できます

一般的に、Excelで管理している業務をWeb化する場合、データベースの設計や管理画面の開発など、新しいシステムを構築する必要があります。

しかし、必ずしも最初からすべてを開発する必要はありません。

ハネソルでは、既存のプラットフォームサービスであるキューRクラウドを活用する方法をご提案しています。

キューRクラウドは、QRコードを活用した業務管理を中心とするクラウドサービスですが、汎用的なデータ管理機能も備えています。

そのため、QRコードの利用を前提としないExcelデータのWeb管理にも活用できます。

Excelファイル（.xlsx）をアップロードし、そのデータをWebデータベースとして取り込むことが可能です。

CSV形式での取り込みにも対応しています。

ただし、取り込みの対象となるのは、原則としてExcelに記録された文字列や数値などのデータです。

Excelに設定された計算式や複雑な書式、レイアウトなどが、そのままWebシステム上で再現されるわけではありません。

また、Excelのデータ構造によっては、取り込み前に項目やデータを整理する必要があります。

名簿や商品一覧、各種管理台帳のように、項目ごとにデータが整理されたExcelであれば、既存のデータを活用してWeb化を進めやすくなります。

既存の機能を活用し、必要な部分だけカスタマイズする方法もあります

ExcelのWeb化を検討するとき、すべての業務を新しいシステムに置き換える必要があるとは限りません。

例えば、現在Excelで管理している商品データをWebデータベースに登録し、検索や修正は既存の管理機能で行うとします。

そのうえで、登録された商品情報を指定の帳票に差し込み、PDFとして出力したいという要望があった場合、そのPDF出力部分だけを追加開発する方法も考えられます。

このように、既存のプラットフォームで対応できる機能はそのまま利用し、不足している部分だけをカスタマイズする方法です。

すべての機能を最初から開発する場合と比較して、開発範囲を小さくできる可能性があります。

もちろん、実際の費用や開発期間は必要な機能によって異なります。

既存の機能で対応できない要件が多ければ、新規にWebシステムを開発した方が適している場合もあります。

ハネソルでは、最初から新規開発ありきで考えるのではなく、既存の仕組みを活用できるか、どこまで追加開発が必要なのかを確認することを重視しています。

ExcelのWeb化は、現在の業務を確認するところから始めます

ExcelをWeb化したいという相談でも、その目的は企業によって異なります。

例えば、複数の社員が同じデータを確認したい、現場からスマートフォンで入力したい、Excelファイルの受け渡しをなくしたい、といった目的が考えられます。

そうした場合、必ずしも現在のExcelを画面ごと再現することが最適とは限りません。

今までExcelで管理してきたデータは引き継ぎながら、必要な機能だけをWeb化する方が、使いやすい仕組みになることもあります。

また、すべてのExcel業務を一度に移行する必要もありません。

まずは一部の管理台帳だけをWeb化し、その後の運用状況を見ながら対象を広げていく方法もあります。

ハネソルでは、現在利用しているExcelの内容と、実際にどのような業務を行っているのかを確認したうえで、適した方法を検討します。

Excelを使ったデータ管理のWeb化をご検討中であれば、まずは現在のExcelで何を管理し、どのような操作をしているのかをお聞かせください。

キューRクラウドの既存機能で対応できるのか、一部カスタマイズが必要なのか、あるいは新規開発が適しているのかを含めて、ご相談いただけます。