紙の点検表をスマートフォンから入力できるようにしたいのですが、小規模なシステムでも外注できますか？

はい、もちろん可能です。ハネソルでは、小規模な点検表のWeb化や、スマートフォンからのデータ入力システムの構築を得意としています。

また、紙の点検表をスマートフォンから入力できるようにするだけであれば、必ずしも専用システムを一から開発する必要はありません。

ハネソルが提供している「キューRクラウド」を活用することで、既存の機能を利用し、新たな開発費用をかけずに導入できる場合があります。

基本的な機能であれば、無料プランから試すこともできます。

紙の点検表はスマートフォン向けのWebフォームに置き換えられます

紙の点検表を使った業務では、現場で記録した内容を後からExcelに入力したり、事務所へ報告書を提出したりすることがあります。

こうした業務は、スマートフォンから直接入力できるWebフォームに変更することで、改善できる可能性があります。

例えば、設備点検であれば次のような項目を用意できます。

• 点検日時
• 点検対象の設備名
• 点検担当者
• 点検結果
• 異常の有無
• 備考・申し送り事項

担当者はスマートフォンで入力画面を開き、必要な項目を入力して送信します。

入力されたデータはクラウド上に保存されるため、事務所の管理担当者は現場から提出された点検結果を確認できます。

このような仕組みは、必ずしも大規模なシステム開発を必要とするものではありません。

QRコードを読み取るだけで点検画面を開く方法

ハネソルが提供するキューRクラウドでは、QRコードとWebフォームを組み合わせた業務管理が可能です。

例えば、点検対象の設備や機器にQRコードを貼り付けておきます。

現場担当者がスマートフォンでQRコードを読み取ると、その設備に対応する入力画面を開くことができます。

担当者は画面に表示された項目を入力して登録するだけです。

入力された情報はクラウド上に保存されるため、事務所や管理部門から確認できます。

QRコードを利用することで、点検対象の設備を一覧から探したり、管理番号を手入力したりする操作を減らすこともできます。

社用車の運転記録簿もスマートフォンで管理できます

キューRクラウドを利用した具体的な活用例として、社用車の運転記録簿があります。

例えば、会社で複数の営業車両を管理している場合、どの社員がどの車両を利用し、どこへ訪問したのかを記録したいというケースがあります。

このような場合、車両ごとにQRコードを用意しておきます。

営業担当者は車両に乗る際や運転記録を登録する際に、スマートフォンでQRコードを読み取ります。

すると入力画面が表示され、次のような情報を登録できます。

• 利用した車両
• 運転担当者
• 記録日時
• 訪問先
• 走行距離
• 備考

登録された情報はクラウド上に保存されるため、本社や管理部門でも車両の利用状況を確認できます。

この仕組みは、社用車の運行管理だけに限定されるものではありません。

例えば、工場設備の点検、建設現場の巡回、施設の保守点検など、現場で定期的に情報を記録する業務にも応用できます。

具体的な活用方法については、以下のページをご覧ください。

GPS運転記録簿｜キューRクラウドの活用事例

写真や位置情報も点検記録に追加できます

スマートフォンを利用するメリットは、文字や数字を入力することだけではありません。

例えば、設備点検で異常が見つかった場合、現場の状況をスマートフォンで撮影し、その写真を点検記録に添付することもできます。

社用車の運転記録であれば、走行距離を入力するだけでなく、メーターの写真を撮影して一緒に保存する運用も考えられます。

キューRクラウドでは、写真やPDFファイルを添付する機能を有料プランの標準機能として提供しています。

また、スマートフォンの位置情報機能を利用して、QRコードを読み取った場所の位置情報を記録することも可能です。

位置情報の取得には、スマートフォン側で位置情報へのアクセスを許可する必要があります。

例えば、複数の施設を巡回して点検する業務であれば、点検結果に加えて、QRコードを読み取った場所の情報も記録できます。

このように、紙の点検表では管理しにくかった写真や位置情報なども、スマートフォンを利用することで記録に組み込めます。

新しい記録の追加だけでなく、登録済みデータの更新にも対応できます

ここまでご紹介したのは、点検のたびに新しい記録を追加する方法です。

一方、業務によっては、すでに登録されているデータを呼び出して、その内容を変更したい場合もあります。

例えば、会社の備品管理です。

備品には、管理番号や所有者、使用期限などの情報が登録されているとします。

その備品にQRコードを貼り付けておけば、担当者がスマートフォンで読み取ることで、登録済みの備品情報を呼び出せます。

そして、所有者が変更になった場合や、有効期限を更新する必要が生じた場合には、表示された情報を編集して保存できます。

つまり、QRコードを利用したWebシステムでは、大きく分けて次の2つの運用が可能です。

1. 新しい記録を追加する

点検結果や運転記録など、実施するたびに新しいデータを登録する方法です。

2. すでに登録された情報を更新する

備品台帳や設備管理台帳など、既存のデータを呼び出して必要な項目を変更する方法です。

どちらもスマートフォンから操作できるため、現場での業務に合わせた仕組みを用意できます。

小規模な業務なら無料プランから試すこともできます

紙の点検表をスマートフォン入力に変更したいと考えていても、利用人数やデータ件数が少ないため、大きな開発費用をかけることは難しいという企業もあると思います。

そのような場合には、まずキューRクラウドの無料プランを利用して、実際の操作を試す方法があります。

基本的なデータ登録など、無料プランで利用できる機能と利用条件の範囲内であれば、専用システムを開発せずに試すことができます。

実際にスマートフォンから入力してみることで、現在の点検項目が適切か、現場担当者にとって操作しやすいかを確認できます。

そのうえで、必要な機能や利用規模に応じて有料プランを選ぶことも可能です。

なお、写真やPDFファイルの添付など、一部の機能は有料プランでの提供となります。

標準機能で足りない場合も、柔軟にカスタム開発を承ります

キューRクラウドの標準機能で対応できる場合には、新たなシステム開発費用をかけず、既存サービスの利用料金だけで運用を始めることができます。

一方、企業ごとの業務内容によっては、標準機能だけでは対応できない場合もあります。

例えば、特殊な入力処理、独自の帳票出力、既存の業務システムとのデータ連携などが必要になるケースです。

ハネソルでは、こうした場合にも、必要な機能に合わせたカスタム開発を柔軟に承っています。

既存のプラットフォームを活用しながら、不足している部分だけを追加開発する方法も可能です。

小規模なシステムだからといって、最初からすべてを専用開発する必要はありません。

既存機能を活用できる部分と、独自開発が必要な部分を分けて考えることで、無駄の少ないシステム構築を目指します。

小規模な点検表のWeb化も、お気軽にご相談ください

紙の点検表をスマートフォンから入力できるようにしたいというご相談は、ハネソルが得意としている分野の一つです。

単に紙をWebフォームへ置き換えるだけでなく、QRコードによる点検対象の呼び出し、写真の添付、位置情報の記録、既存データの更新など、業務内容に合わせた利用方法をご提案できます。

また、標準機能で対応できる場合には、無料プランから試すこともできます。

大切なのは、最初から大規模なシステムを構築することではなく、現在の紙の点検表で行っている業務を、どのようにスマートフォンから操作できる仕組みに変更するかという点です。

現在お使いの点検表や、現場で記録したい項目が分かれば、キューRクラウドの標準機能で対応できるか、カスタム開発が必要かを含めてご案内できます。

小規模な業務システムのご相談も、ぜひハネソルへお寄せください。