昔の担当者が作った社内システムで、開発資料や仕様書が残っていません。このようなシステムでも改修を依頼できますか？

開発資料や仕様書が残っていなくても、業務システムの改修や再構築についてご相談いただくことは可能です。

ただし、現在のシステムをそのまま活かして部分的に改修するのか、必要な機能を新しく作り直すのかによって、対応方法は大きく異なります。

ハネソルでは、仕様書がない古いシステムの内部構造を無理に解明することよりも、現在そのシステムを使って何をしているのか、どのような機能が必要なのかを理解することを重視しています。

既存のプログラムをそのまま引き継ぐことが、必ずしも最も合理的な方法とは限らないからです。

仕様書よりも、現在の業務を理解することが大切です

昔の担当者が開発した社内システムでは、開発した本人がすでに退職していたり、当時の仕様書が残っていなかったりすることもあるでしょう。

しかし、現在もそのシステムを日々の業務で利用しているのであれば、実際に使っている担当者の方が、どのような業務を行っているのかを説明できる場合があります。

例えば、どの画面で何を入力し、その結果として何が表示されるのか。

どの機能を毎日利用し、どの機能はほとんど使っていないのか。

こうした内容を実際の画面を見ながら教えていただくことで、現在の業務に必要な機能を整理できます。

ハネソルでは、開発当時の資料があるかどうか以上に、今そのシステムを使っている方から、実際の業務内容をお聞きできることを大切にしています。

使われていない機能まで、すべて再現する必要はありません

長年利用している業務システムには、開発当時は必要だったものの、現在は使われていない機能が残っている場合もあります。

例えば、画面上には多くのメニューが用意されていても、実際に利用しているのはその一部だけというケースです。

もし新しいシステムとして作り直すのであれば、現在利用していない機能まで、すべて再現する必要があるとは限りません。

まずは、日々の業務で本当に必要な機能を確認することが大切です。

そのうえで、必要な機能を中心に新しいシステムを構築するという考え方もできます。

昔のシステムを忠実に再現することよりも、現在の業務に合った仕組みを作ることを優先したいと考えています。

既存システムを部分改修する場合は、事情が異なります

一方で、現在のシステムをそのまま利用しながら、一部のプログラムだけを変更したいという場合は、少し事情が異なります。

既存システムの一部を改修するには、その部分が内部でどのような処理を行い、ほかの機能とどのようにつながっているのかを理解する必要があります。

これは建物の設備改修にも似ています。

例えば、建物の配線や配管を一部変更したい場合、設計図があれば、壁の内側にある設備の構造を把握しやすくなります。

しかし、設計図がなければ、実際の設備を調べながら、どこがどうつながっているのかを確認しなければなりません。

業務システムも同じです。

画面上で何を入力し、どのような結果が出るのかは、実際に操作することで確認できます。

しかし、その裏側でプログラムがどのように動いているのか、どのデータを参照しているのかといった内部構造は、画面を見るだけではわかりません。

仕様書がない場合、既存のプログラムやデータベースなどを調査する必要が生じることがあります。

内部構造を詳しく調査するより、新しく作った方が合理的な場合もあります

もちろん、仕様書がなくても、ソースコードやデータベースの構造などを詳しく調査すれば、既存システムの内部を把握できる可能性はあります。

しかし、技術的に調査できることと、そこまで調査する価値があることは別の問題です。

古いシステムの内部構造を一つひとつ解明するには、多くの時間と費用がかかる場合があります。

その調査に多くの時間を費やすのであれば、現在必要とされている機能を整理し、新しいシステムとして作り直した方が、結果的に短期間かつ低コストで実現できる可能性もあります。

ハネソルでは、既存システムの仕組みを無理に引き継ぐことにはこだわりません。

簡単な調査で内部の構造を把握でき、既存の仕組みを活かせるのであれば、それも一つの選択肢です。

しかし、内部構造を解明するために大規模な調査が必要になるのであれば、そこに費用をかけることが本当に合理的なのかを考えます。

目的は古いプログラムを理解することではなく、現在の業務で必要な機能を実現することだからです。

必要な機能から新しく作り、足りない部分は追加していく

新しく作り直す場合でも、最初からすべての機能を完成させる必要があるとは限りません。

まず、現在の業務で必要な機能を確認し、優先順位の高い部分から作っていくという方法もあります。

実際に使い始めてから、不足している機能がわかることもあるでしょう。

その場合には、必要に応じて機能を追加していくという進め方も考えられます。

もちろん、業務を継続するために最初から必要な機能や、データの整合性を保つために欠かせない仕組みは、事前に確認する必要があります。

そのうえで、最初から必要以上に機能を作り込むのではなく、実際の利用状況を確認しながら改善していく方法もあります。

ハネソルでは、既存システムの仕様を忠実に再現することよりも、現在の利用者が必要とする機能を、できるだけ無駄なく実現することを大切にしています。

開発した担当者がいなくても、現在使っている方のお話を聞かせてください

今回のようなご相談では、必ずしも昔のシステムを開発した担当者に話を聞ける必要はありません。

むしろ、現在そのシステムを利用している方から、日々の業務について詳しくお聞きしたいと考えています。

具体的には、現在どのような業務でシステムを利用しているのか、どの機能を使っているのか、どの部分を改善したいのかということです。

実際の画面を確認しながら、入力する項目や出力される情報、普段の操作の流れなどをお聞きできれば、改善方法を考えるための材料になります。

そのうえで、既存システムを部分的に改修することが合理的なのか、それとも必要な機能を新しく作り直した方がよいのかを検討します。

ただし、システムの構成や、現在利用している機能の内容によって、対応できる範囲は異なります。

最初から改修できると断定するのではなく、まずは状況をお聞きしたうえで、実現可能な方法を判断したいと考えています。

まとめ：仕様書がなくても、現在の業務がわかれば相談できます

昔の担当者が作った社内システムで、開発資料や仕様書が残っていなくても、改修や再構築についてご相談いただくことは可能です。

ただし、既存システムをそのまま活かして部分改修する場合には、内部構造の調査が必要になることがあります。

そして、その調査に多くの時間と費用がかかるのであれば、現在必要な機能を新しく作り直した方が合理的な場合もあります。

ハネソルが重視するのは、古いシステムの仕組みを解明することではなく、現在の業務に必要な機能を、できるだけ合理的な方法で実現することです。

昔の開発担当者がいなくても構いません。

現在そのシステムを使っている方から、どのような業務を行い、どの部分を改善したいのかをお聞かせください。

その内容をもとに、既存システムを活かす方法が考えられるのか、新しく作り直した方がよいのか、個別に検討させていただきます。

仕様書がないという理由だけで、システムの改善を諦める必要はありません。

まずは現在の業務と、お困りの内容をご相談いただければと思います。