社内の業務システムが複雑になりすぎて、何から改善すればよいか分かりません。最初に着手すべき部分をどう判断すればよいでしょうか？

社内システムが複雑になりすぎている場合、最初からすべてを統合したり、作り直したりする必要はありません。

しかし、目についた問題から無計画に改修を繰り返すことも避けるべきだと考えています。

ハネソルでは、まず会社全体の事業や業務を理解し、それぞれのシステムがどのような役割を担っているのかを整理することから始めたいと考えています。

そのうえで、実際に問題が発生している部分や、改善効果が大きい部分を見極め、優先順位をつけながら段階的に改善していくという考え方です。

全体を把握することと、全体を一度に改善することは別の話です。

まずは全体を見通し、その中から何を優先して改善すべきなのかを判断することが大切です。

まず「社内システムが複雑」という言葉の意味を確認したい

今回のご相談で、最初にお聞きしたいのは「何をもって複雑だと感じているのか」という点です。

一言で社内システムが複雑になっているといっても、その状況はさまざまです。

例えば、部署ごとに異なるシステムを利用しており、会社全体として何が使われているのか把握できていないのかもしれません。

最近では、企業がさまざまな外部のSaaSを利用することも増えています。

それぞれの部署が業務に必要なサービスを個別に導入した結果、社内で利用しているシステムの数が増え、全体を管理しきれなくなっている可能性もあります。

また、長年にわたって一つのシステムへ機能を追加してきた結果、システム自体が複雑になっている場合も考えられます。

あるいは、複数のシステムで同じ情報を入力していたり、システム同士のデータ連携がうまくできていなかったりすることが問題なのかもしれません。

このように、「複雑」という言葉だけでは、何が問題になっているのかはわかりません。

そのため、まずは現在どのような状況でお困りなのかを、具体的にお聞かせいただきたいと考えています。

システムを整理する前に、会社の事業と業務を理解する

ハネソルでは、社内システムの改善を考える際、いきなりシステムの統合や刷新を提案することはしません。

まず、その会社がどのような事業を行っているのかを理解することから始めます。

そして、それぞれの部署でどのような業務を行い、その業務の中でどのシステムを利用しているのかを整理します。

例えば、同じ会社の中でも、営業部門、管理部門、現場の作業部門では、行っている業務が大きく異なります。

そのため、利用しているシステムがそれぞれ違っていても、不自然なことではありません。

大切なのは、そのシステムが何のために利用され、どの業務を支えているのかということです。

システムの名前や機能だけを並べても、会社全体の業務との関係がわからなければ、何を改善すべきなのかは判断できません。

システムの構成を整理する前に、まず業務そのものを理解する。

これがハネソルの基本的な考え方です。

複雑であること自体が、必ずしも問題とは限りません

ここでもう一つ確認したいことがあります。

それは、現在のシステムが複雑になっていることで、実際にどのような問題が発生しているのかという点です。

例えば、部署ごとに異なるSaaSを利用していても、それぞれの業務が問題なく成立している場合があります。

また、複数のシステムを使い分けていること自体が、その会社の業務に適している可能性もあります。

そのような場合、無理に一つのシステムへ統合することが、必ずしも改善につながるとは限りません。

むしろ、統合するために新たな開発費用や運用上の負担が発生することも考えられます。

そのため、ハネソルでは「システムが多いから減らしましょう」「複雑だから統合しましょう」という単純な判断はしたくありません。

まずは、どの部分で実際に問題が起きているのかを確認することが大切です。

もし現在の運用で問題がなく、改善する必要性も低いのであれば、何も変更しないという選択肢もあると考えています。

最初からすべてを統合しようとすると、かえって難しくなることがあります

社内システムが複雑になっていると、すべてを一度に整理し、統合したくなるかもしれません。

しかし、複数の部署や業務に関係するシステムを、最初からすべて作り直したり、一つにまとめたりすることは簡単ではありません。

それぞれの部署で必要な機能が異なり、利用する担当者も違います。

さらに、システム間でデータを連携している場合には、その関係も考慮しなければなりません。

結果として、最初から大きな計画を立てすぎると、開発期間や費用が膨らみ、実際の改善に着手するまでに多くの時間がかかってしまう可能性があります。

ハネソルでは、会社全体のシステムを把握する必要はあると考えていますが、だからといってすべてを一度に改善する必要はないと考えています。

まずは全体を整理し、その中から改善できる部分を見つける。

そして、必要なところから一つずつ取り組んでいくという方法です。

ただし、行き当たりばったりの改修は避けるべきです

一方で、「できるところから改善する」という考え方にも注意が必要です。

それは、全体の構成を考えずに、目についた問題だけを次々に改修してしまうことです。

例えば、ある部署から不便だという声が上がったので、その部分だけを新しくする。

次に別の部署から要望が出たので、また別のシステムを追加する。

こうした対応を全体の計画なしに繰り返してしまうと、結果としてシステム同士の関係がさらに複雑になる可能性があります。

プログラミングの世界には「スパゲッティコード」という言葉があります。

プログラムの処理が複雑に絡み合い、どこが何をしているのかわかりにくくなった状態を表す言葉です。

社内システム全体でも、同じようなことが起こり得ます。

その場その場の要望に応じてシステムを追加し続けた結果、気づいたときには全体の構造がわからなくなっているという状態です。

だからこそ、ハネソルでは、部分的な改善を進める場合でも、最初に全体の構成と改善の方向性を整理することが必要だと考えています。

全体計画はウォーターフォール的に、実際の改善はアジャイル的に考える

システム開発では、ウォーターフォールとアジャイルという考え方がよく話題になります。

それぞれにメリットとデメリットがありますが、ハネソルでは、どちらか一方にこだわる必要はないと考えています。

今回のように社内システムが複雑になっている場合、まずは全体の構成や改善の方向性について、ウォーターフォール的な計画性を大切にしたいと考えています。

つまり、会社全体の業務とシステムの関係を整理し、最終的にどのような状態を目指すのかを考えるということです。

そのうえで、実際の改善については、必要な部分を小さな単位に分け、状況を確認しながら進めていくという、アジャイル的な考え方を取り入れます。

例えば、最初に改善の優先順位を決め、その中で最も効果が期待できる部分から着手する。

その改善を実際の業務で利用し、結果を確認したうえで、次の部分へ進んでいくという方法です。

最初からすべての機能を完成させることを目指すのではなく、全体の方向性を見失わないようにしながら、段階的に改善を進めていきます。

全体を見通す計画性と、部分的に改善を積み重ねる柔軟性の両方が必要だと考えています。

何から改善するかは、利用頻度や改善効果から判断する

全体の構成が整理できたら、次はどの部分から改善するのかを考えます。

ここで重要になるのが、改善の優先順位です。

例えば、日々の業務で何度も利用するシステムと、月に一度しか利用しないシステムでは、改善による効果が異なる場合があります。

また、同じように不便な部分があったとしても、改善するために必要な費用や時間には違いがあるでしょう。

そのため、ハネソルでは、利用頻度や現在発生している問題、改善によって期待できる効果などを踏まえて、優先順位を考えたいと思っています。

具体的には、どの部署で利用しているのか、どれくらいの頻度で使われているのか、どこに時間や手間がかかっているのか、改善することでどのような効果が期待できるのかを確認します。

そして、その改善を実現するために、どれくらいの開発時間や費用が必要になるのかも考慮します。

必ずしも、最も不便だと感じられている部分から着手するとは限りません。

第三者の視点から業務全体を確認すると、別の部分を改善した方が大きな効果が得られる場合もあるからです。

改善効果と実現に必要な費用・時間を踏まえて優先順位を決め、着手できる部分から段階的に進める。

これが、複雑になった社内システムを改善するための一つの方法だと考えています。

ハネソルでは、システムの整理だけでなく、業務全体を見て判断します

ハネソルでは、社内システムの改善について、単にプログラムを新しくしたり、複数のシステムを統合したりすることだけを目的にはしていません。

まずは、会社全体でどのような事業を行い、それぞれの部署でどのような業務を行っているのかを理解することを大切にしています。

そして、その業務の中でどのシステムを利用し、何が問題になっているのかを整理します。

これまで、さまざまな企業の業務システムに接する中で、古い仕組みを残しながら運用しているケースや、複数のシステムを組み合わせて業務を行っているケースなどを見てきました。

そのような状況では、必ずしもすべてを一つのシステムにまとめることが正解とは限りません。

また、すべての問題を一度に解決しようとすることが、最も合理的な方法とも限りません。

ハネソルでは、まず全体を理解し、改善すべき部分を整理したうえで、時間と費用対効果を考慮しながら優先順位を決めることを大切にしています。

場合によっては、現在のシステムをそのまま活かす方がよい部分もあるでしょう。

一方で、新しいシステムへ置き換えたり、複数のシステムを連携させたりした方がよい部分もあるかもしれません。

どの方法が適しているのかは、実際の業務内容を確認してから判断する必要があります。

まとめ：全体を把握したうえで、必要な部分から改善していく

社内システムが複雑になりすぎて、何から改善すればよいかわからない場合、最初に行うべきことは、システムを作り直すことではありません。

まず、何が複雑になっているのか、どの部分で実際に問題が発生しているのかを確認することです。

そして、会社全体の業務とシステムの関係を整理し、どの部分から改善すれば効果が高いのかを判断します。

最初からすべてを統合する必要はありません。

しかし、全体の構成を考えずに、行き当たりばったりの改修を繰り返すことも避けるべきです。

ハネソルでは、全体を見通した計画を立て、その中から改善効果の高い部分を選び、段階的に改善していくという考え方を大切にしています。

その際には、利用頻度や現在の問題点だけでなく、開発に必要な時間や費用も含めて判断します。

また、複雑になっているからといって、必ずしもすべてを新しくする必要があるとは限りません。

現在の業務で問題なく利用できている部分は、そのまま活かすという選択肢もあります。

社内システムが増えすぎて整理できない、部署ごとに異なるシステムを利用している、何から改善すればよいのかわからない。

そのようなお悩みがあれば、まずは現在の事業や業務の内容と、どの部分を複雑だと感じているのかをお聞かせください。

ハネソルでは、実際の業務とシステム全体の関係を整理しながら、どの部分から着手することが合理的なのか、一緒に考えていければと思います。