今使っている業務システムはそのまま残して、不便な部分だけ新しくすることはできますか？

既存の業務システムをそのまま使い続けながら、不便な部分だけを新しくすることは、システムの構成によっては可能です。

ただし、現在お使いのシステムがどのような環境で動いているのか、どのようなプログラムで構成されているのかによって、対応できる範囲は異なります。

既存システムの内部を直接改修できる場合もあれば、難しい場合もあります。

しかし、既存システムそのものを変更することが難しくても、必要な機能だけを別の小さなシステムとして開発し、併用するという方法も考えられます。

大切なのは、最初から全面刷新を前提とせず、現在の業務を継続しながら、どのような改善ができるかを検討することです。

既存システムの一部だけを改修できるとは限らない

長年使用している業務システムの場合、現在の開発環境とは異なるプログラミング言語や技術で構築されていることがあります。

そのため、既存システムの中に新しい機能を直接追加したり、一部だけを置き換えたりすることが難しいケースもあります。

例えば、古いシステムの一部の機能だけを新しい技術で作り直したいと考えても、既存システムとの接続や連携が技術的に難しい場合があります。

このような場合でも、必ずしもシステム全体を作り直す必要があるとは限りません。

既存システムをそのまま残しながら、必要な機能だけを独立した別のシステムとして新しく作るという選択肢もあるからです。

新しい機能だけを別のシステムとして動かす方法

例えば、現在の業務システムに複数の機能があり、そのうち一つの入力作業だけが非常に使いづらいとします。

その場合、既存システムのすべてを変更するのではなく、その入力作業に関係する部分だけを新しいシステムとして開発する方法が考えられます。

従来の業務システムは引き続き利用しながら、新しく作った機能だけを別の環境で動かすという方法です。

そして、新しい環境での運用が定着した段階で、次の機能を移行することも検討できます。

システムの刷新というと、すべての機能を一度に新しいシステムへ切り替える方法を想像するかもしれません。

しかし、既存システムを使い続けながら、一部の機能を新しい環境へ移し、段階的に切り替えていく方法もあります。

新旧システムの併用には、手間が増える可能性もある

もちろん、古いシステムと新しいシステムを並行して使用する場合、運用上の負担が発生する可能性があります。

例えば、それまで一つのシステムで行っていた業務を、二つのシステムを起動して操作することになるかもしれません。

これだけを見ると、かえって手間が増えるようにも感じられます。

しかし、新しく作った機能によって入力作業が大幅に簡単になったり、操作時間が短縮されたりすれば、二つのシステムを併用する負担以上の効果が得られる可能性もあります。

そして、新しいシステムを使うことに現場の担当者が慣れてきた段階で、次の機能を移行していく。

このように段階的に進めることで、現場への影響を抑えながら、新しい業務環境へ移行できる場合があります。

CSVなどを使って、古いシステムと新しいシステムを連携させる方法もある

部分的に新しいシステムを開発する場合、課題の一つになるのがデータの連携です。

例えば、古いシステムで管理しているデータを、新しいシステムでも利用したい場合があります。

既存システムと新しいシステムを直接接続できればよいのですが、古いシステムの仕様によっては難しいこともあります。

そのような場合、例えばCSVファイルを使ってデータを受け渡す方法が考えられます。

また、古いシステムと新しいシステムの間に、データを受け渡すための橋渡しとなる仕組みを別途開発するという選択肢もあります。

必ずしも二つのシステムを完全に一体化させる必要はなく、必要なデータを連携できれば、業務として成立する場合もあります。

ただし、こうした連携が可能かどうかは、既存システムのデータ構造や仕様によって異なります。

そのため、実際のシステムを確認したうえで、どのような連携方法が取れるのかを検討する必要があります。

本当に不便な部分は、現場で使っている人に聞かなければわからない

ここからは、ハネソルがシステムの部分改修を考える際に、特に大切にしていることです。

それは、実際にそのシステムを使って仕事をしている方々の声を聞くことです。

システムの刷新では、経営層や管理部門が新しいシステムの導入を決め、現場の担当者に新しい操作方法を覚えてもらうという進め方もあるでしょう。

しかし、実際に日々の入力作業を行っているのは、現場の担当者です。

普段どのような操作をしているのか、どこに時間がかかっているのか、何が使いづらいのか。

こうしたことは、実際にシステムを使っている方に話を聞かなければ、なかなかわからないものです。

新しいシステムを導入した結果、これまで便利だった部分まで使いづらくなってしまう可能性もあります。

そのため、ハネソルでは、単に依頼された機能を開発するのではなく、まず現在の業務そのものを理解することを大切にしています。

改修する前に、業務の頻度や作業時間を確認する

例えば、システムの入力画面が使いづらいという相談を受けた場合でも、すぐにその画面を作り直すとは限りません。

まず、その入力作業がどのような業務で使われているのかを確認します。

毎日何度も行う作業なのか、それとも月に一度だけ行う作業なのか。

一回の入力にどれくらいの時間がかかっているのか。

何のためにその情報を入力しているのか。

こうした業務の中身を確認することで、改修すべき部分の優先順位が見えてくることがあります。

例えば、使いづらいと感じている画面があっても、実際には月に一度しか使用していないかもしれません。

一方で、特に不便だと意識されていない別の入力作業が、毎日何度も繰り返されている可能性もあります。

その場合、後者の作業を改善した方が、業務全体では大きな効果が得られるかもしれません。

本人が不便だと感じている部分と、業務全体で改善効果が大きい部分は、必ずしも同じとは限らないのです。

だからこそ、現場の担当者の声を聞くことに加えて、第三者の視点から業務全体を確認することも大切だと考えています。

ハネソルは、システムを作る前に業務を理解することを大切にしています

ハネソルでは、システム開発を単に依頼された機能を作る仕事とは考えていません。

まず、どのような業務を行っているのか、その業務の中で何が問題になっているのかを理解することから始めます。

そして、実際にシステムを利用している方々の声を聞きながら、どこを改善すれば最も効果が高いのかを考えます。

場合によっては、ご相談いただいた部分とは別のところを改善した方がよいと判断することもあるでしょう。

既存システムを残すべきなのか、一部だけを新しくするべきなのか、それとも別の方法を考えるべきなのか。

こうした判断は、システムの技術的な構成だけでなく、普段の業務内容を理解して初めてできるものだと考えています。

まとめ：不便な部分だけを新しくするために、まず業務を知る

現在使っている業務システムをそのまま残し、不便な部分だけを新しくすることは、システムの構成によっては可能です。

既存システムの一部を直接改修できなくても、必要な機能を別のシステムとして開発したり、CSVなどを利用してデータを連携させたりする方法も考えられます。

また、一度にすべてを切り替えるのではなく、既存システムと新しいシステムを併用しながら、段階的に移行していく方法もあります。

ただし、部分改修をすること自体が目的ではありません。

大切なのは、現在の業務を理解し、本当に改善すべき部分を見極めることです。

ハネソルでは、現場で実際にシステムを使っている方々の声を大切にしながら、業務全体を確認し、効果の高い部分から改善する方法をご提案したいと考えています。

今お使いのシステムに不便な部分があっても、全面的に作り直す必要があるとは限りません。

現在どのようなシステムを使い、どのような業務でお困りなのか、まずはお聞かせください。

既存の仕組みを活かしながら、どのような改善が考えられるのか、一緒に整理していければと思います。