Excelで管理している備品や設備の情報を、QRコードを読み取るだけで呼び出せるようにできますか？

はい、可能です。現在Excelで管理している備品や設備の情報を、QRコードを読み取るだけでスマートフォンから呼び出せるようにできます。

ハネソルが提供する「キューRクラウド」を利用すれば、ExcelのデータをWebデータベースとして取り込み、備品や設備ごとにQRコードを発行できます。

さらに、QRコードから情報を閲覧するだけでなく、登録済みのデータを編集することも可能です。

必ずしも専用システムを一から開発する必要はありません。

Excelの備品管理台帳をそのまま活用できます

企業で備品や設備を管理する場合、Excelを利用しているケースは多いと思います。

例えば、次のような管理台帳です。

備品管理番号	備品名	管理部署	貸与先
PC001	ノートパソコン	営業部	山田
PC002	ノートパソコン	総務部	佐藤
SP001	スマートフォン	営業部	鈴木

このように、1行ごとに備品や設備の情報が整理されているExcelは、Webデータベースとの相性が非常によい形式です。

キューRクラウドでは、Excelファイルをアップロードし、登録されているデータをWebデータベースとして取り込むことができます。

既存のデータを活用できるため、備品情報を最初から一件ずつ登録し直す必要はありません。

なお、管理番号を1列目に配置しておくと管理しやすくなりますが、これは必須条件ではありません。

取り込み対象となるデータは、文字列や数値などの情報が中心です。Excelの計算式や複雑なレイアウトまで、そのままWebシステムに再現するものではありません。

また、取り込み可能な項目数は、無料・有料プランを問わず、1ファイルあたり20列までとなっています。

備品ごとにQRコードを発行して貼り付けます

ExcelのデータをキューRクラウドへ取り込むと、登録された備品や設備の情報に対応するQRコードを発行できます。

例えば、100件の備品データが登録されていれば、それぞれの備品情報を呼び出すためのQRコードを用意できます。

発行したQRコードを印刷し、実際の備品や設備に貼り付けておきます。

あとは、スマートフォンでQRコードを読み取るだけです。

該当する備品の情報が画面に表示され、備品名、管理部署、貸与先など、登録された内容を確認できます。

従来のように、Excelファイルを開いて管理番号を検索し、該当する行を探す必要がありません。

備品そのものに貼り付けられたQRコードが、該当する管理データを呼び出すための鍵になるという仕組みです。

QRコードから呼び出した情報を、その場で編集できます

キューRクラウドでは、QRコードから備品情報を表示するだけでなく、登録済みのデータを編集することもできます。

例えば、社員へ貸与しているノートパソコンの担当者が変更になった場合を考えてみます。

これまでは、管理担当者がExcelの備品管理台帳を開き、対象のノートパソコンを検索して貸与先の名前を変更していたかもしれません。

キューRクラウドを利用すれば、対象のノートパソコンに貼られたQRコードを読み取り、表示された備品情報から編集画面を開いて更新できます。

例えば、次のような変更が考えられます。

• 備品の貸与先を変更する
• 管理部署を変更する
• 設備の有効期限を更新する
• 保管場所を変更する
• 備品の管理状態を変更する

変更した内容はWebデータベースに反映されるため、事務所側でも最新の情報を確認できます。

このように、QRコードを使って既存の情報を呼び出し、必要な項目だけを更新するという運用が可能です。

利用者によって閲覧や編集の権限を制御できます

備品や設備にQRコードを貼り付ける場合、気になるのが情報の閲覧や編集に関する権限です。

例えば、一般社員がQRコードを読み取ったときには備品情報を確認できるようにしたいものの、勝手に内容を書き換えられては困るというケースがあります。

キューRクラウドでは、利用者のログイン状態や権限設定などに応じて、情報の閲覧や編集を制御できます。

例えば、次のような運用が可能です。

一般社員は閲覧のみ

QRコードを読み取ると備品情報を確認できますが、データの編集はできないようにします。

管理者は閲覧と編集が可能

管理者アカウントでログインしている担当者は、備品情報の確認に加えて、登録内容を編集できます。

権限のない利用者は閲覧できない

管理対象の情報を公開したくない場合には、権限のない利用者からのアクセスを制限することもできます。

このように、QRコードを貼り付けたからといって、必ずしも誰でも情報を閲覧・編集できる状態になるわけではありません。

会社の管理方針に合わせて、必要なアクセス制御を行うことができます。

実際にどのような権限設定が適しているかは、利用人数や管理体制、公開したい情報の範囲などによって異なりますので、個別にご相談いただけます。

無料プランなら50件までの備品管理を試せます

キューRクラウドには無料プランも用意しています。

無料プランでは、最大50件までの備品・設備データを登録できます。

例えば、50種類の備品をExcelで管理している場合、そのデータを取り込み、QRコードを発行して、スマートフォンから該当する備品情報を表示する操作を試せます。

ただし、無料プランでは管理者1アカウントでの利用となり、権限は1種類のみです。

複数の利用者に異なる権限を設定するなど、より細かなアクセス制御が必要な場合には、有料プランを含めて検討する必要があります。

まずは無料プランを利用し、Excelの備品リストを取り込んでQRコードを発行し、実際にスマートフォンから情報が表示されるところまで試していただくことをおすすめします。

そのうえで、備品の件数や管理担当者の人数、必要な権限設定に応じて、適切なプランを選択できます。

社内備品管理の具体的な利用方法をご紹介しています

キューRクラウドでは、Excelからのデータ取り込み、QRコードの発行、備品情報の閲覧・編集までの一連の操作を紹介しています。

具体的な利用方法については、以下のページをご覧ください。

社内備品管理｜キューRクラウドの活用事例

Excelの管理台帳をどのように活用し、QRコードによる備品管理へ移行できるのか、具体的なイメージをご確認いただけます。

Excelの備品管理を活かしたWeb化をご相談ください

Excelによる備品・設備管理は、データを一覧表として整理するには便利な方法です。

一方、現場で備品情報を確認するたびにExcelを開いたり、対象のデータを検索したりする操作は、手間がかかることもあります。

QRコードを備品や設備に貼り付けておけば、スマートフォンで読み取るだけで該当する情報を呼び出せます。

さらに、登録済みの情報をその場で更新することも可能です。

また、閲覧や編集の権限を制御することで、会社の管理方針に合わせた運用もできます。

ハネソルでは、キューRクラウドを活用し、現在のExcelデータをできるだけそのまま利用した備品・設備管理をご提案しています。

まずは無料プランで基本的な操作をお試しいただき、実際の業務に必要な機能や運用方法についてご相談ください。

現在使用しているExcelを活かしながら、QRコードによる備品・設備管理を始めることができます。