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Excelで作る!WEBフォームとQRコードの使い方_ハネソル株式会社

Excelで作る!WEBフォームとQRコードの使い方

1. WEBフォームは簡単に作れます

社員からの報告業務はWEBフォームが便利

日常業務に必須のソフトといえばExcel(エクセル)でしょう。元々は表計算のためのソフトですが、企業内利用方法で最も多いのはデータを保存する手段としてエクセルが使われています。

管理部門が社員からアンケートや報告依頼をする場合、メールで報告を求めたり、共有サーバにフォルダを用意してファイル保存を求めたり、Googleスプレッドシートに書き込みを指示したりしていませんか?

報告手段がバラバラで管理している場合、その都度、Excel(エクセル)にコピーペーストしてデータにまとめる作業をしていると思います。

Excelで作る!WEBフォームとQRコードの使い方

WEBフォームが簡単に準備できて、社員からフォーム画面から報告してもらえば、報告する社員、受け取る側の管理部門ともに管理が劇的に楽になります。

本記事では、普段、Excel(エクセル)を使いこなしている皆さまが、簡単にWEBフォームを用意して、データ収集に活用する方法を解説します。

2. GoogleフォームはWEBフォーム生成手段の定番

Googleフォームのメリット・デメリット

Googleフォームは、簡単にアクセスできて使いやすいため、多くの企業や個人に広く利用されています。

無料で使え、実現したい機能も豊富に搭載しています。基本的なアンケートや登録フォームを作成する際には非常に効果的です。

一方、Googleフォームのデザインは世間認知度が高く、誰もがWEBフォームにアクセスした瞬間、Googleフォームで作られているとバレてしまいます。良い意味でマイナーなWEBフォームデザインのほうがオリジナリティは演出と考えることができます。

フォームの作成は少し勉強すれば作成可能です。とはいえ、Excelに慣れ親しんでいれば、ExcelからWEBフォーム化できる方法があると便利です。

最初にExcelで収集したいデータを作成してから、WEBフォーム化する・・・。

Googleフォーム以外の方法でExcelからWEBフォーム化する方法をご紹介します。

3. キューRクラウドを使ってWEBフォーム作成

最初にデータの保存場所を準備してからWEBフォーム化する

データ収集したい情報をExcelで作成します。作成したファイルをキューRクラウドにアップロードします。データを保存するWEBデータベースができるので、そこからWEBフォームを生成する機能を使います。

ExcelファイルからWEBフォームを作成する手順

各社から数多くのWEBフォーム作成するサービスが提供されていますが、いずれもWEB上からフォーム生成する作業が必要です。

キューRクラウドは、Excelでデータを保存するデータベースを先に用意してからデータ登録用のフォームを生成しますので、Excel感覚の延長線でWEBシステムを使える点が他社サービスと異なります。

データベース準備

Excelを使って一定のルールに基づいたデータを保存するためのテーブル設計を行います。1行目にデータの名前となるヘッダ名を、2行目以降にデータの中身を記載していきます。

ExcelからWEBフォームを作成するための基本的なファイルの書き方

1列目はデータの要となる重要なカラム(情報の単位)となります。サンプルでは自動で番号が連番付与するため「ID」と命名しました。

ファイルをアップロード

作成したExcelファイルをキューRクラウドにアップロードします。ファイルの内容通りに登録されたか確認します。

WEBフォームを生成

定義データの追加リンク内にあるWEBフォーム生成をクリックするとExcelで作成した内容がWEBフォーム化されます。

生成されるWEBフォームのURLを簡単にQRコード化する方法

サンプルは全項目1行テキストボックスになっていますが、選択メニュー(セレクトボックス)やラジオボタン、チェックボックスに変更、日付カレンダー形式の入力等、入力フォーマットのカスタマイズもできます。

クラウド上に保存

WEBフォームから登録されたデータは、定義データに追加されます。追加登録されたデータはいつでもExcel/CSVファイル形式でダウンロードできます。

またWEBフォームから登録されたタイミングで管理者にメールで通知したり、登録した人に登録完了メールを通知もできます。

4. WEBフォームのQRコード化

WEBフォームのURLをQRコード化

WEBフォームへの誘導方法は、関係者にURL文字列をテキストで告知する方法の他に、URLをQRコード化して、QRコードを配布や紙媒体に印刷する方法があります。

キューRクラウドでは、WEBフォームURLを簡単にQRコード化ができます。

5. 業務量軽減につなげましょう

WEBフォームは入力業務をセルフ化する手法

WEBフォームの導入は、データの収集、管理、そして整合性の維持において非常に有効な手段です。これにより、業務の効率化と質の向上を実現することができます。

データ入力のセルフ化

従来、手動で他人のデータを管理ファイルに転記する作業に追われてたものが、WEBフォームを使用することで、社員自身が直接データを入力してくれるため、転記作業から開放され、入力業務の手間が大幅に削減されます。

社内アンケートの効率化

WEBフォームは、社内アンケートの収集に有効です。紙ベースやメールでのアンケート収集と比較して、迅速かつ正確に回答を収集することができます。

報告のまとめやすさ

WEBフォームを通じて提供されるデータは、統一されたフォーマットで自動的に集約されるため、報告の取りまとめが容易になります。

データの整合性の向上

全ての情報がWEBフォームを通じて収集されるため、データの不整合や二重入力を避けることができます。データフォーマットが統一されるので後工程でのデータ処理が効率的に行えます。

6. まとめ

WEBフォーム機能は無料プランでもお使いいただけます

本記事で紹介したExcelからWEBフォーム化する方法は、Googleフォームを使った方法と比べると機能面で実装できる範囲は少ないかもしれません。

一方、シンプルなテキスト情報だけ収集したい場合、手軽にWEBフォーム化する手段も選択肢としてアリでしょう。

今回紹介したのは、この機能の中のイベント受付のために追加開発したWEBフォーム機能を別の角度から利用する方法を紹介しました。

WEBフォーム機能は無料プランからお使いいただけます。ただし登録できるデータ数は50件までです。51件以上のデータを収集される場合は有料プランへのアップグレードが必要となります。

キューRクラウドのLPサイトイメージ
キューRクラウド

最後までお読みくださりありがとうございます。