ハネソル株式会社では、QRコードを活用した業務管理システム「キューRクラウド」を提供しています。
キューRクラウドは、QRコードとWebデータベースを組み合わせ、入退場記録、備品管理、手荷物預かり、レンタル管理、運転記録簿、配送・納品記録など、さまざまな業務記録に活用できる仕組みです。
一方で、企業がクラウドサービスを導入するとき、必ずと言ってよいほど出てくる不安があります。
それは、「社外のクラウドサービスに、自社の情報を預けて大丈夫なのか」という不安です。
特に、個人情報、顧客情報、取引先情報、現場情報、社内の管理情報などを扱う場合、クラウド上にどこまで情報を登録してよいのか、慎重に考える企業は少なくありません。
この不安は、とても自然なものです。
ただし、ここで大切なのは、クラウドを使うか、使わないかという二択だけで考えないことです。
クラウドサービスを使うからといって、すべての情報をクラウドに預ける必要はありません。むしろ、クラウドに預ける情報を減らすこと自体が、セキュリティ対策の一つになります。
今では、多くの企業がクラウドサービスを利用しています。
メール、チャット、ファイル共有、会計、勤怠、営業管理、プロジェクト管理など、さまざまな業務でクラウドサービスが使われています。
クラウドサービスは、インターネット環境があれば利用でき、複数の拠点や現場から同じ情報を確認できるため、業務効率化に大きく役立ちます。
しかし、その一方で、社外のサービスに自社の情報を預けることへ不安を感じる企業もあります。
特に大企業や、情報管理に厳しい企業では、このような視点でクラウドサービスの導入可否を判断されることがあります。
クラウド利用を考えるとき、単純に「クラウドは危険」「クラウドは安全」と分けて考えてしまうことがあります。
しかし、実際にはそれだけではありません。
大切なのは、どの情報をクラウドに登録するのかという考え方です。
業務で必要な情報だけをクラウドに登録し、個人情報や機密性の高い情報はお客様側で管理する。
このように役割を分ければ、クラウドサービスを使いながらも、預ける情報を最小限に抑えることができます。
QRコード管理というと、QRコードの中に多くの情報を入れるイメージを持たれるかもしれません。
しかし、業務管理でQRコードを使う場合、必ずしもQRコード自体に氏名や住所、電話番号、顧客情報などを入れる必要はありません。
QRコードは、対象物や人、記録対象を識別するための「キー」として使うことができます。
たとえば、QRコードに紐づける情報は、次のような管理用の番号だけでも構いません。
このような番号だけであれば、外部から見ても、それが誰の情報なのか、どの顧客の情報なのか、すぐには分かりません。
QRコード管理は、必ずしも個人情報をクラウドに登録する仕組みではありません。管理番号を読み取り、その番号に対する状態や履歴を残すだけでも、多くの業務で活用できます。
クラウド利用に不安がある場合、個人情報や詳細な顧客情報はお客様側で管理し、キューRクラウド側では識別番号だけを扱う運用が考えられます。
たとえば、建設現場の入退場管理であれば、作業員の氏名、住所、生年月日、電話番号などをキューRクラウドに登録しなくても、社内で管理している作業員IDだけで運用できる場合があります。
ホテルの手荷物預かりであれば、宿泊者名や連絡先を登録せず、荷物番号や引換番号だけで運用できます。
備品管理であれば、利用者名を登録せず、部署コードや社員番号だけで管理する方法もあります。
個人情報と管理番号の対応表はお客様側で持つ。キューRクラウド側では、QRコードの読み取り履歴、状態、日時など、業務に必要な最小限の情報だけを扱う。
このような設計にすることで、クラウドに預ける情報を大きく減らすことができます。
クラウドに情報を預ける不安を減らすためには、最初から個人名を登録しない設計が有効です。
たとえば、次のような置き換えが考えられます。
もちろん、業務によっては氏名や詳細情報が必要な場合もあります。
しかし、すべての業務で必ず個人名が必要になるわけではありません。
「誰なのか」をクラウド側で直接管理するのではなく、「どのIDなのか」「どの管理番号なのか」を記録し、本人を特定する情報はお客様側の台帳で確認する。
このような方法であれば、クラウド上に置く情報を抑えながら、QRコードによる記録管理を行うことができます。
実際の業務では、クラウド上で本当に必要なのは、氏名や詳細な個人情報ではなく、状態や履歴であることも多くあります。
たとえば、次のような情報です。
このような状態管理や履歴管理であれば、個人情報を最小限に抑えた運用ができます。
クラウドにすべての情報を入れるのではなく、業務の進行に必要な情報だけを記録する。これが、QRコード管理を安全に始めるための一つの考え方です。
建設現場の入退場管理では、作業員の氏名や詳細な個人情報をクラウドに登録せず、作業員ID、会社コード、入場時刻、退場時刻などで管理する方法があります。
作業員IDと実際の作業員名の対応表は、お客様側の社内台帳で管理します。
キューRクラウドでは、QRコードの読み取り履歴、入場・退場の状態、読み取り日時などを記録します。
この方法であれば、現場で必要な入退場履歴を残しながら、クラウド側に登録する個人情報を抑えることができます。
ホテルや店舗の手荷物預かりでは、宿泊者名や電話番号を登録しなくても、荷物番号、引換番号、預かり時刻、返却状態だけで管理できる場合があります。
大切なのは、どの荷物が預かり中で、どの荷物が返却済みなのかを確認できることです。
宿泊者情報をクラウドに登録しなくても、番号札や引換券とQRコードを組み合わせることで、手荷物の状態管理を行うことができます。
備品や資産の管理では、利用者名を登録せず、備品番号、部署コード、貸出状態、返却状態、点検履歴だけで管理する方法があります。
誰が使っているかを厳密に確認する必要がある場合でも、社員名ではなく社員番号や部署コードで記録し、詳細は社内台帳で確認する運用ができます。
これにより、クラウド上には備品の状態や履歴だけを残し、個人情報はお客様側で管理することができます。
社用車や工事車両の運転記録簿でも、運転者名をそのまま登録せず、社員番号や利用者IDで管理する方法があります。
利用開始時刻、返却時刻、走行距離、点検状況、車両番号などを記録すれば、運用に必要な履歴を残すことができます。
運転者名との紐づけは社内で管理し、キューRクラウド側では業務履歴だけを記録する。このような分離運用も可能です。
キューRクラウドは、QRコードとWebデータベースを組み合わせた業務管理システムです。
業務内容に応じて、登録する項目や入力する内容を調整しながら運用することができます。
氏名を登録する運用もできます。反対に、氏名を登録しない運用もできます。
電話番号を登録する運用もできます。反対に、電話番号を登録しない運用もできます。
大切なのは、お客様の業務と情報管理方針に合わせて、クラウドに登録する情報を決めることです。
「この情報はクラウドに登録する」「この情報は社内台帳だけで管理する」というように、情報の持ち方を分けて設計することができます。
クラウドサービスは便利です。
だからこそ、つい多くの情報を登録したくなることがあります。
しかし、情報管理の観点では、便利だからといって何でも登録すればよいわけではありません。
業務に必要な情報だけを登録し、不要な個人情報や詳細情報は登録しない。
この考え方は、クラウド利用における重要なセキュリティ対策です。
情報を持ちすぎないことも、セキュリティ対策の一つです。
キューRクラウドでは、必要最小限の情報だけを登録し、個人情報や機密性の高い情報はお客様側で管理する運用についてもご相談いただけます。
クラウド導入に不安がある場合、最初から全社的な大きなシステムとして始める必要はありません。
まずは、1つの現場、1つの部署、1つの業務だけで試すことができます。
小さな業務から始めることで、クラウドに登録する情報を限定できます。
また、実際の運用を確認しながら、どこまで情報を登録するのか、どの情報は社内で管理するのかを調整できます。
クラウドサービスを導入するからといって、今までの紙やExcelをすぐに廃止する必要はありません。
既存の台帳はお客様側で管理し、キューRクラウドではQRコードの読み取り履歴や状態管理だけを担う運用もできます。
たとえば、個人情報や詳細な顧客情報はExcelや社内システムで管理し、キューRクラウドでは管理番号、読み取り日時、ステータスだけを記録する。
このように、既存運用を残しながら、必要な部分だけをデジタル化することができます。
クラウドサービスのセキュリティを考えるとき、多くの場合、どのように守るかに意識が向きます。
もちろん、アクセス制御、パスワード管理、通信の暗号化、権限管理、バックアップなどは大切です。
しかし、それと同じくらい大切なのが、そもそもクラウドに何を入れないかを決めることです。
個人情報、契約情報、詳細な顧客情報、社内機密情報などをすべてクラウドに登録する必要はありません。
お客様側で管理すべき情報はお客様側で管理し、クラウド側には管理番号やステータス、日時、履歴だけを登録する。
このように役割を分けることで、クラウド利用のリスクを下げることができます。
大手クラウドサービスであれば、企業名やブランド力によって、社内承認を得やすい場合があります。
一方で、中小企業が提供するクラウドサービスの場合、サービス内容が良くても、「この会社に情報を預けて大丈夫か」という不安を持たれることがあります。
この不安に対して、私たちは単に「安全です」と言うだけではなく、「そもそも重要情報を預けない運用もできます」という考え方をご提案したいと考えています。
必要以上に情報を預けない。個人情報を社内に残す。クラウド側では業務に必要な状態と履歴だけを管理する。
このような設計であれば、クラウド導入に慎重な企業でも、社内説明がしやすくなります。
キューRクラウドは、QRコードとWebデータベースを組み合わせて、読み取り履歴、状態管理、入力記録、写真やPDFとの連携などを行う業務管理サービスです。
ただし、すべての個人情報や機密情報をキューRクラウドに預ける必要はありません。
業務に必要な管理番号、状態、日時、履歴だけでも、QRコード管理は始められます。
ハネソル株式会社では、単にシステムを提供するだけではなく、どの情報を登録し、どの情報を登録しないかという運用設計についてもご相談いただけます。
たとえば、次のようなご相談です。
クラウドに預ける情報を減らすことは、業務効率化をあきらめることではありません。
むしろ、必要な情報だけを整理して扱うことで、業務管理をシンプルにしながら、情報管理の不安も抑えることができます。
クラウドサービスを使うからといって、すべての情報を預ける必要はありません。
個人情報や重要情報はお客様側で管理し、キューRクラウドでは管理番号、状態、日時、履歴など、業務に必要な最小限の情報だけを扱う方法があります。
クラウド利用に不安がある企業こそ、まずは「何を登録するか」だけでなく、「何を登録しないか」から考えることが大切です。
そして、この考え方は、セキュリティ対策としても重要です。
情報を守る方法は、厳重なシステムを用意することだけではありません。そもそも預ける情報を減らすことも、現実的で有効な情報管理の方法です。
ハネソル株式会社では、QRコードを活用した業務管理システム「キューRクラウド」により、必要最小限の情報から始められる柔軟なQRコード管理をご提案しています。
このような課題がありましたら、ぜひ一度ご相談ください。
クラウドに全部を預けるのではなく、必要な情報だけをQRコードで記録する。キューRクラウドは、企業の情報管理方針に合わせた、無理のない業務デジタル化をお手伝いします。
最後までお読みくださりありがとうございます。
