ホテルのフロント業務では、宿泊者の手荷物を一時的に預かる場面が日常的に発生します。
チェックイン前に到着されたお客様のスーツケースを預かる。チェックアウト後、夕方や夜のフライトまで観光に出かけるお客様の荷物を預かる。
ホテルの規模が大きくなるほど、こうした手荷物預かりは一日に何件も発生します。
小規模なホテルであれば、紙のメモや番号札だけでも運用できるかもしれません。しかし、客室数が多く、インバウンドのお客様も多いホテルでは、預かる荷物の数も増え、管理の負担は決して小さくありません。
実際にハネソルにも、ホテルの手荷物預かり業務をより円滑に管理したいというご相談をいただくことがあります。
その中で、特に課題として見えてくるのが、チェックアウト後の手荷物預かりです。
ホテルの手荷物預かりには、大きく分けて2つの場面があります。
ひとつは、チェックイン前の預かりです。
たとえば、午前中に空港へ到着したお客様が、チェックイン時刻よりも前にホテルへ来館し、先にスーツケースだけ預けるケースです。その後、チェックイン可能な時間になってから再度ホテルに戻り、荷物を受け取って客室へ向かいます。
この運用ももちろん重要ですが、比較的流れはシンプルです。
一方で、より管理が難しくなりやすいのが、チェックアウト後の手荷物預かりです。
チェックアウトは午前中に済ませるものの、帰国便や移動便が夕方、あるいは夜になるお客様は少なくありません。
その場合、お客様は大きなスーツケースをホテルに預け、日中は観光や買い物に出かけます。そして夕方以降、ホテルに戻ってきて荷物を受け取り、そのまま空港や次の目的地へ向かいます。
このチェックアウト後の預かりは、ホテルにとっては大切なサービスです。お客様にとっても、重い荷物を持って観光しなくて済むため、非常にありがたい対応です。
しかし、ホテル側から見ると、預かる荷物の数が多くなりやすく、返却時間もお客様ごとにばらばらです。
特に大規模なホテルでは、フロントスタッフが交代制で勤務していることも多く、預かったスタッフと返却するスタッフが違うこともあります。
そのため、「預かった人だけが分かっている」状態ではなく、誰が見てもすぐ確認できる仕組みが必要になります。
従来の手荷物預かりでは、紙の申込書に宿泊者情報を書いてもらい、番号札を発行し、その番号と荷物を紐づけて管理する方法がよく使われます。
この方法は分かりやすく、現場にもなじみがあります。そのため、紙の番号札そのものを完全になくす必要はありません。
大切なのは、番号札の分かりやすさを残しながら、管理情報をデジタル化することです。
たとえば、預かったスーツケースには物理的な番号札を取り付けます。その一方で、お客様には引換用のQRコードを渡します。
ホテル側の管理画面では、番号札、宿泊者情報、預かり時刻、返却予定、保管場所、荷物の特徴、写真、返却状況などをデータとして紐づけておきます。
返却時には、お客様が提示したQRコードをスタッフが読み取るだけで、対象の荷物情報をすぐに確認できます。
紙の番号札とQRコードを組み合わせることで、現場にとって分かりやすく、かつ確認しやすい運用に変えることができます。
番号札だけでは、荷物の情報を確認するには台帳やメモを探す必要があります。QRコードを組み合わせれば、スタッフのスマートフォンから対象データをすぐに確認できます。
手荷物預かりで最も避けたいのは、間違った荷物を渡してしまうことです。
そのためには、返却時に次の情報を素早く確認できることが重要です。
QRコードを使えば、スタッフはお客様が提示したQRコードをスマートフォンで読み取るだけで、該当する預かり情報を画面上で確認できます。
紙台帳を探す。番号から該当行を探す。保管場所をスタッフに確認する。こうした手間を減らしやすくなります。
また、荷物の写真を登録しておけば、黒いスーツケースが複数並んでいるような場面でも、返却時の確認をしやすくなります。
大規模ホテルでは、同じような色・形のスーツケースが大量に並ぶことがあります。
番号だけでなく、写真やメモを併用できることは、現場スタッフにとって大きな安心材料になります。
手荷物預かりでQRコードを使う場合、ひとつの課題になるのが「お客様にどうやってQRコードを渡すか」です。
一般的には、次のような方法が考えられます。
これらの方法も有効です。
ただし、ホテルによっては、できるだけペーパーレスで運用したいという要望もあります。また、チェックアウト後の荷物預かりでは、その場で素早く引換情報を渡したい場面もあります。
そこで、ハネソルでは、スタッフのスマートフォンに表示したQRコードを、宿泊者のスマートフォンで読み取ってもらう方法をご提案しています。
流れとしては、次のようなイメージです。
つまり、紙に印刷しなくても、対面でQRコードを電子的に渡すことができます。
メールアドレスを確認する必要もありません。レシート用紙を印刷する必要もありません。スタッフと宿泊者がその場にいる対面の流れの中で、スマートフォン同士でQRコードを受け渡しできます。
これは、手荷物預かりのように「その場で受付し、その場で引換情報を渡したい」業務と相性が良い方法です。
手荷物の返却時には、お客様がスマートフォンに表示された引換QRコードをスタッフに提示します。
スタッフはそのQRコードを読み取り、画面に表示された預かり情報を確認します。
このとき、荷物番号、荷物の写真、保管場所、預かり点数などを確認できれば、返却作業をスムーズに進められます。
さらに、キューRクラウドでは、スマートフォンやタブレット画面上で電子サインを受け取る運用にも対応できます。
単に「返却済み」にするだけではなく、実際にお客様から受領サインをもらうことで、返却完了の証跡を残すことができます。
ホテルの手荷物預かりは、お客様の大切な荷物を扱う業務です。
だからこそ、「誰に渡したのか」「いつ返却したのか」「返却完了の確認を取ったのか」を記録できることは、ホテル側にとっても安心につながります。
小規模なホテルであれば、フロントスタッフ同士の口頭共有や簡単なメモだけでも対応できる場合があります。
しかし、宿泊者数が多く、チェックイン前・チェックアウト後の預かりが多いホテルでは、手荷物預かり業務は想像以上に複雑になります。
特に、インバウンドのお客様が多いホテルでは、午前中に到着し、チェックイン前に荷物を預けるケースも多くあります。また、帰国便が夕方や夜になる場合は、チェックアウト後の荷物預かりも多くなります。
その結果、フロントやベルデスクの周辺に、たくさんのスーツケースが一時的に保管されることになります。
このような状況で、紙の番号札と手書き台帳だけに頼っていると、どうしても確認作業が重くなります。
QRコードを使った手荷物預かり管理は、こうした現場の負担を減らすための方法です。
紙の運用をすべて否定するのではなく、現場に必要な番号札は残しながら、確認・共有・返却記録をデジタル化する。
これが、現実的に導入しやすい形だと考えています。
手荷物預かり管理をデジタル化するといっても、いきなりホテル全体の運用を大きく変える必要はありません。
このように、小さく始めることができます。
キューRクラウドは、ExcelやCSVで用意したリストをもとに、QRコードを発行し、スマートフォンで読み取りながらデータを確認・更新できるサービスです。
手荷物預かり専用に大がかりなシステムを一から作るのではなく、まずは既存業務に近い形で試すことができます。
無料プランでは、QRコード発行数などに制限はありますが、時間制限なく操作を確認できます。そのため、本格導入前に、実際のホテル運用に近い形で試していただくことも可能です。
キューRクラウドは、QRコードとWebデータベースを組み合わせた業務管理システムです。
ホテルの手荷物預かり管理においては、手荷物ごとの番号札、宿泊者へ渡す引換用QRコード、スタッフが確認する管理データを紐づける運用に活用できます。
管理画面では、登録された預かり情報を確認し、必要に応じて預かり中、返却済み、保管場所、荷物点数、写真、備考などを管理することができます。
キューRクラウドでは、手荷物一時預かりをQRコードで管理する具体的な使い方も公開しています。
Excelで引換券リストを作成し、キューRクラウドに登録し、QRコードを発行し、預かり時と返却時にスマートフォンで管理する流れを紹介しています。
ホテルの手荷物預かりは、宿泊者にとっては非常にありがたいサービスです。一方で、ホテル側にとっては、預かり件数が増えるほど確認や返却の負担が大きくなる業務でもあります。
特にチェックアウト後の預かりは、返却時間が分散し、スタッフの交代もあり、荷物の数も多くなりやすい運用です。
だからこそ、紙の番号札だけに頼るのではなく、QRコードを使って、預かり情報、引換情報、返却状況、電子サインを紐づけて管理することには大きな意味があります。
ハネソルでは、キューRクラウドを活用し、ホテルや店舗の現場に合わせたQRコード管理の仕組みをご提案しています。
このような課題をお持ちのホテル運営責任者様、フロント責任者様は、ぜひ一度キューRクラウドの手荷物預かり管理をご覧ください。
まずは無料プランで、実際の運用に近い形でお試しいただけます。
最後までお読みくださりありがとうございます。
