ハネソル株式会社では、QRコードを活用した業務管理システム「キューRクラウド」を提供しています。
キューRクラウドは、ExcelやCSVで管理している情報をもとに、QRコードを発行し、スマートフォンやパソコンから記録を残せるWebデータベース型のサービスです。
今回は、当社でも実際に導入相談をいただいている「社用車・工事車両の運転記録簿」についてご紹介します。
車内に置いた紙の運転記録簿へ、出発時刻、帰着時刻、走行距離、訪問先、運転者名などを手書きする。あるいは、会社に戻ってからExcelにまとめて入力する。
このような管理は、今でも多くの会社で行われていると思います。紙やExcelは分かりやすく、始めやすい一方で、社用車の台数が増え、運転する社員が増え、訪問先や途中経路の記録まで残そうとすると、管理の手間が大きくなっていきます。
そこで当社では、車内QRコードをスマートフォンで読み取るだけで、運転記録に必要な情報をできるだけ自動で残す方法をご提案しています。
運転記録簿というと、法令対応やアルコールチェックの記録を思い浮かべる方も多いと思います。
もちろん、会社として必要な記録を残すことは大切です。一定台数以上の自動車を使用する事業所では、安全運転管理者の選任や酒気帯び確認の記録など、会社として対応すべき管理業務があります。
一方で、実際の社用車管理では、法令対応だけではなく、もっと日常的な管理課題があります。
特に、営業車両や工事車両のように、毎日複数の社員が入れ替わりで利用する車両では、記録の仕方そのものが管理のしやすさを左右します。
今回ご相談いただいた企業様でも、課題はまさにこの点でした。
社用車は複数台あるものの、運転者が固定されているわけではありません。営業担当者が、その日の予定や車両の空き状況に応じて、利用する車を選びます。
このような運用では、会社として次のような情報を把握したくなります。
ただし、この情報を細かく残そうとすればするほど、運転者の入力作業は増えてしまいます。
社用車の運転記録を細かく残す場合、紙やExcelだけで運用しようとすると、どうしても運転者の負担が増えます。
運転前に記入する。運転後に記入する。訪問先ごとにメモする。会社に戻ってから日報とあわせてExcelに入力する。
このような運用では、記録する側も、確認する側も大変です。
特に、営業担当者が1日に複数の訪問先を回る場合や、工事車両が複数の現場を移動する場合、あとからまとめて入力しようとしても、時間や場所の記憶があいまいになってしまうことがあります。
運転記録簿を電子化すると聞くと、運転者の入力作業が増えるイメージを持たれる方もいるかもしれません。
しかし、本来目指すべきなのは逆です。
必要な記録をしっかり残しながら、運転者が入力する項目をできるだけ減らす。これが、続けられる運転記録簿にするための重要なポイントです。
そのために、ハネソルではQRコードを活用します。
キューRクラウドを使った運転記録簿では、まず車両ごとにQRコードを発行します。
そのQRコードを、車内の分かりやすい場所に設置します。たとえば、ダッシュボード付近、運転席から見える位置、バインダーの表紙などです。
運転者は、会社から貸与されたスマートフォン、または業務用スマートフォンで、車内のQRコードを読み取ります。
この「QRコードを読む」という一つの操作を起点にして、次の情報を記録できます。
車両情報は、車ごとに発行されたQRコードから判断できます。
運転者情報は、事前にログインしているアカウント情報から取得できます。
記録日時は、QRコードを読み取った時刻として自動的に残ります。
記録場所は、スマートフォンのGPS機能を使って取得できます。運用によっては、GPSの生データだけでなく、おおよその住所を取得する仕組みも検討できます。
つまり、運転者が毎回、車両名、自分の名前、日時、場所を手入力する必要がありません。
運転者が行う基本操作は、車内のQRコードを読むこと。これだけで、運転記録に必要な情報の多くを自動的に残せます。
運転記録で重要になる項目の一つが、走行距離です。
紙の運転記録簿では、運転者がメーター値を目で見て、数字を手書きすることが多いと思います。
しかし、手書きの場合、書き間違い、読み間違い、記入漏れが起こる可能性があります。
キューRクラウドを使う場合は、走行距離の記録として、車のODDメーターをスマートフォンで撮影してアップロードする運用ができます。
これにより、走行距離の証跡を写真として残すことができます。
運用によっては、走行距離の数字を入力することもできます。
ただし、数字入力だけに頼らず、メーター写真も残せることは、あとから確認する管理者にとって安心材料になります。
特に、複数の車両を複数の社員が使う会社では、記録の正確性と確認のしやすさが重要です。
今回ご相談いただいた内容で印象的だったのは、出発時と帰着時だけではなく、訪問先ごとの記録も残したいという点でした。
営業担当者が複数の訪問先を回る。工事車両が複数の現場を移動する。点検、給油、洗車、荷物の受け渡しなど、車両に関する出来事を途中で記録したい。
こうしたケースでは、紙の記録簿だけでは、どうしてもあとからまとめて記入する形になりがちです。
しかし、QRコードを使った運転記録であれば、訪問先や立ち寄り地点でも、その場で記録できます。
QRコードによる運転記録は、営業車両だけでなく、工事車両や現場移動の記録にも活用できます。
建設現場や工事現場では、車両の移動、資材の運搬、現場間の移動、点検や立ち寄りなど、記録しておきたい情報が多くあります。
そのたびに紙へ記入したり、あとからExcelへまとめたりするのではなく、スマートフォンでQRコードを読み取って、その場で記録する。
このような運用にすることで、現場移動の記録も残しやすくなります。
運転開始や終了だけでなく、給油、点検、洗車、車両トラブルなどのメモ記録にも応用できます。
たとえば、ガソリンスタンドで給油したタイミングで記録する。駐車場で車両点検をしたタイミングで記録する。洗車や整備のメモを残す。
車両に関する情報を、紙のメモや口頭連絡ではなく、クラウド上の記録として残せるようになります。
QRコードを使って記録された運転データは、クラウド上に蓄積されます。
そのため、管理者は紙の記録簿を回収しなくても、登録されたデータを確認できます。
こうした情報を、あとから確認しやすくなります。
紙の運転記録簿では、どうしても「書いて終わり」になりがちです。
しかし、データとして蓄積しておけば、車両の利用状況を見直したり、走行距離を確認したり、利用頻度の偏りを把握したりすることにもつながります。
必要に応じてExcelやCSVでダウンロードし、社内の集計や確認資料として活用することもできます。
社用車管理や運転記録簿のシステムは、すでに多くのサービスがあります。
ただ、会社によっては、専用システムを導入するほど大げさにしたくないという場合もあります。
このような会社には、キューRクラウドを使ったQRコード運転記録簿が合いやすいと考えています。
導入の流れは、とてもシンプルです。
特別な専用端末を置かなくても、スマートフォンを使って始められる点も大きなメリットです。
すでに紙の運転記録簿やExcel一覧で管理している場合でも、いきなりすべてを変える必要はありません。
まずは現在の記録項目を整理し、車両ごとのQRコード、運転者アカウント、記録画面の項目を決めていきます。
紙やExcelで管理していた情報を、スマートフォン対応のWebデータベースへ移行することで、記録と確認の流れを分かりやすくできます。
ハネソルは、QRコードを発行するだけの会社ではありません。
キューRクラウドを使った簡易的な記録管理はもちろん、会社ごとの運用に合わせたWebデータベース開発や、データの加工・集計方法の相談にも対応しています。
たとえば、次のようなご相談が考えられます。
最初から大きなシステム開発を前提にする必要はありません。
まずは、いまの紙の運転記録簿やExcel管理を見せていただき、どの情報を自動化できるか、どの項目を残すべきか、どのように運転者の負担を減らせるかを一緒に整理できます。
「自社専用システム」と聞くと、高額で難しいものに感じるかもしれません。
しかし、最初から大規模な開発を前提にする必要はありません。キューRクラウドをベースに、まずは小さく試し、必要に応じて運用や画面を調整していくこともできます。
運転記録簿は、1回だけ作れば終わりではありません。
毎日使うものです。複数の社員が使うものです。複数の車両で使うものです。そして、管理者があとから確認するものです。
だからこそ、仕組みが複雑すぎると続きません。
入力する項目が多すぎる。操作が分かりにくい。会社に戻ってからまとめて入力しなければならない。紙を回収して転記しなければならない。
このような運用では、どうしても現場の負担が増えてしまいます。
ハネソルが提案するQRコードを使った運転記録簿は、運転者の操作をできるだけシンプルにしながら、会社として必要な記録をしっかり残すことを目指しています。
このくらいの操作で、誰が、いつ、どの車で、どこで記録したのかをクラウド上に残せるようになります。
紙の運転記録簿から、いきなり大規模な車両管理システムへ移行する必要はありません。
まずは、QRコードを使って、今の運用に近い形から電子化してみる。その小さな一歩が、社用車管理の負担を大きく減らすきっかけになるかもしれません。
社用車や工事車両の運転記録簿を、もっと手軽に、もっと確実に残したい。
そのようにお考えの会社様は、ぜひ一度、キューRクラウドの運転記録簿をご検討ください。
詳しい使い方は、キューRクラウドの「GPS運転記録簿」ページでも紹介しています。
また、社用車運行管理向けの専用ページでは、紙の運転記録簿からQRコード管理へ移行するイメージを分かりやすくまとめています。
「自社の運用でも使えるだろうか」
「いまの紙の記録簿をどう置き換えればよいか」
「車両台数や運転者数に合わせた運用を相談したい」
このような段階からでも、お気軽にご相談ください。
社用車の運転記録を、紙からスマートフォンへ。ハネソル株式会社は、QRコードを使った続けやすい運転記録簿づくりをお手伝いします。
最後までお読みくださりありがとうございます。
